有關(guān)電力檔案數(shù)字化的探討

　　檔案數(shù)字化是指把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。作者根據(jù)在電力檔案數(shù)字化中的實(shí)踐與思考,結(jié)合自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)，探討電力檔案數(shù)字化中存在的問題與傳統(tǒng)檔案的對(duì)比。為現(xiàn)代電力系統(tǒng)檔案提供一些思路與借鑒。

　　《科技檔案》(季刊)創(chuàng)刊于1991年，由安徽省科技檔案館主辦。本刊致力于宣傳科技進(jìn)步和檔案工作，以加強(qiáng)科技檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，開發(fā)科技檔案信息資源，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)為方向，開展理論研究，普及專業(yè)知識(shí)，交流工作經(jīng)驗(yàn)，注重專業(yè)性、知識(shí)性、信息性為一體。

　　二、傳統(tǒng)檔案管理的弊端

　　檔案一般由載體與內(nèi)容兩個(gè)部分組成。檔案工作本質(zhì)上是數(shù)字化工作。傳統(tǒng)的檔案工作是連同載體的檔案數(shù)字化工作,是局限于以全宗為原則的,以機(jī)構(gòu)、年代、專題等為單元的狹隘范疇內(nèi)的檔案管理;其整理編目是通過在全宗范圍內(nèi),按分類大綱進(jìn)行分類→組成案卷→編制檢索目錄等過程來實(shí)現(xiàn)的;檔案利用服務(wù)則是根據(jù)“編目”提供卷、件為單位的原件。由此可見,傳統(tǒng)的檔案管理工作相當(dāng)繁瑣,而能提供的檔案信息范圍卻很小(自己的全宗域內(nèi)),且借閱利用必須到檔案室才能進(jìn)行,又只能局限于一個(gè)人利用,還會(huì)給原件造成損壞等。顯然,傳統(tǒng)的檔案管理模式,使得檔案工作低效、繁忙,且檔案原件的安全性得不到可靠的保障。

　　三、檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

　　檔案數(shù)字化與檔案管理是兩個(gè)緊密相連的不同工作階段。檔案管理是檔案數(shù)字化的工作的基礎(chǔ)和前提條件;檔案數(shù)字化是檔案管理的深入和延伸。檔案數(shù)字化主要是指脫離載體的檔案內(nèi)容的管理,它沖破了傳統(tǒng)檔案管理的全宗、年代、機(jī)構(gòu)等的限制,是廣域的檔案數(shù)字化;檔案的編目可按需要在各類案卷、文件中,尋求同類信息的組合,并打印輸出;文件材料可實(shí)行不立卷歸檔,使檔案人員能從繁重的文件材料的分類、組卷、編目工作中解放出來,而把大量的精力投入到檔案的開發(fā)利用中去;檔案的服務(wù)利用是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供電子文件。由此可見,檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)從網(wǎng)上收集并提供利用檔案信息的現(xiàn)代化檔案管理。這種現(xiàn)代化檔案管理為檔案信息的利用開辟了最廣闊的前景,是最優(yōu)的檔案管理模式。

　　四、建章立制明確責(zé)任,確保電子文檔的完整歸檔

　　首先,按電力企業(yè)工作流程,明確不同專業(yè)電子文件歸檔責(zé)任人,其次,明確網(wǎng)絡(luò)管理員為電力企業(yè)電子文件在線管理負(fù)責(zé)人;建立電子文件數(shù)據(jù)庫(kù),分門別類在線管理歸檔的電子文件,并隨時(shí)提供在線服務(wù);對(duì)歸檔的電子文件隨時(shí)予以拷貝脫機(jī)保存,防止因誤操作等原因引起電子文件的丟失。第三,明確電力企業(yè)檔案室負(fù)責(zé)人為本單位電子文件監(jiān)管及脫機(jī)保管負(fù)責(zé)人,建立文件登記制度。

　　電力企業(yè)電子文件材料歸檔要求的變化,要求其檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。

　　五、檔案整理工作

　　檔案整理工作主要包括檔案鑒定和檔號(hào)整理兩部分。檔案鑒定:先鑒定再數(shù)字化,這是進(jìn)行檔案數(shù)字化工作之前必需做的工作。首先對(duì)檔案室室藏?cái)M掃描的紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì),做到心中有數(shù)。對(duì)一些保管期限劃分不合理的,要進(jìn)行個(gè)別調(diào)整。其次,確定永久、長(zhǎng)期保存的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描,短期保存的檔案不掃描,但是近10年檔案室保存的短期檔案,為了利用方便還是有選擇地進(jìn)行掃描。檔號(hào)編制:搞好檔號(hào)編制,固定檔案位置,為開展檔案數(shù)字化工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。電力企業(yè)檔號(hào)編制是:一年為一個(gè)目錄號(hào),一年內(nèi)的檔案案卷號(hào)編制采用大流水號(hào),不允許重號(hào);每一卷檔案卷內(nèi)頁(yè)號(hào)也不允許存在重復(fù)、漏號(hào)現(xiàn)象,否則,檔號(hào)不固定、不標(biāo)準(zhǔn),檔案數(shù)據(jù)庫(kù)就無法建立。

　　電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化建設(shè)的核心是建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),并通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行信息傳遞和信息交流。檔案信息數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫(kù),檔案信息組織形式就發(fā)生了本質(zhì)上的變化,從原先紙張上順序的、線形的方式轉(zhuǎn)變?yōu)樵谟?jì)算機(jī)上的、直接的、網(wǎng)狀的方式,索引文件、超文本技術(shù)可以使信息按本身的邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu),依賴先進(jìn)的智能化數(shù)字化技術(shù),以人工語言或自然語言進(jìn)行搜索,為用戶提供方便、高效的服務(wù)。

　　建立學(xué)習(xí)型組織,培養(yǎng)造就知識(shí)型人才。數(shù)字檔案管理對(duì)檔案管理工作者提出了新的要求,目前檔案館管理者的素質(zhì)與檔案數(shù)字化發(fā)展的要求還有較大的差距,迫切需要培養(yǎng)一批既有檔案專業(yè)知識(shí),又有較好計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能力的復(fù)合型人才。檔案管理部門應(yīng)為檔案管理人員制定中長(zhǎng)期培養(yǎng)目標(biāo)和年度學(xué)習(xí)計(jì)劃,圍繞現(xiàn)代化檔案管理的目標(biāo),通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流、組織參觀考察等多種形式,為檔案管理者提供多種學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。通過經(jīng)常的、堅(jiān)持不懈的努力,提高檔案管理工作人員的文化層次和業(yè)務(wù)水平,使之成為具有創(chuàng)新能力的知識(shí)型人才,以適應(yīng)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的要求。

　　六、數(shù)據(jù)檔案的安全管理

　　電力系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案的安全問題,是指為了防止數(shù)據(jù)版本被修改、硬件設(shè)備意外損壞、存貯介質(zhì)老化失效、自然災(zāi)害造成的數(shù)據(jù)丟失、損壞等情況的發(fā)生,通常情況下,我們可采取下述防范措施,即物理隔離、應(yīng)用防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。防火墻技術(shù)是實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離與訪問控制的最基本、最流行、最經(jīng)濟(jì)的也是很有效的措施之一。防火墻通過設(shè)置安全策略,控制(允許、拒絕、檢測(cè))出入網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)包,本身具有較強(qiáng)的抗攻擊能力,可以限制未被授權(quán)的用戶進(jìn)入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò),過濾掉不安全的數(shù)據(jù)包。防止入侵者接近本系統(tǒng)的防御設(shè)施,限定內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)用戶訪問特殊站點(diǎn),保證整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

　　因此,堅(jiān)持電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化建設(shè)的安全保密原則是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程,對(duì)于數(shù)字化后

　　的檔案要防止在網(wǎng)上隨意傳播利用,必須根據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展檔案信息服務(wù)的特點(diǎn),采取切實(shí)可行的安全防范措施和手段,如采用信息加密、防火墻控制、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等,為檔案數(shù)字化建設(shè)提供技術(shù)防范依據(jù)和管理保障,構(gòu)筑起檔案數(shù)字化的安全防護(hù)體系。

　　七、檔案數(shù)字化管理建設(shè)實(shí)施策略

　　一要確定電力系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理的目標(biāo),以確立系統(tǒng)的檔案數(shù)字化建設(shè)的導(dǎo)向,使檔案數(shù)字化建設(shè)順利開展。

　　二要制定檔案數(shù)字化管理的政策與規(guī)范。因?yàn)闄n案數(shù)字化需要很強(qiáng)的通用性,所以,在實(shí)施檔案數(shù)字化過程中,必須合乎其政策與規(guī)范,使檔案管理數(shù)字化建設(shè)不會(huì)陷入站點(diǎn)間不能聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)不能共享等困境。

　　三要在系統(tǒng)內(nèi)建成檔案工作信息系統(tǒng)需要的通信網(wǎng)絡(luò)體系。在電力系統(tǒng)內(nèi)各單位建立站點(diǎn),形成系統(tǒng)檔案信息系統(tǒng)通訊網(wǎng)絡(luò)體系,創(chuàng)造電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化的通訊環(huán)境。

　　四要實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)的檔案管理數(shù)字化,為全系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化奠定基礎(chǔ):

　　八、結(jié)語

　　電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)高科技、高投入的工作,不僅需要有檔案專業(yè)知識(shí)的人才,同

　　時(shí)也需要懂管理、有創(chuàng)造力的管理人才,而且還需要專業(yè)技術(shù)人才。目前檔案管理工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到這個(gè)要求,這也成為數(shù)字化工作中的一個(gè)障礙。在進(jìn)行數(shù)字化工作前要加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的培訓(xùn),要能夠熟練掌握硬件設(shè)備的操作以及簡(jiǎn)單的維護(hù)工作,只有這樣,才能順利完成電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化工作。緊跟數(shù)字化檔案，不斷探索才能不斷解決數(shù)字化供電系統(tǒng)檔案中出現(xiàn)的新問題，最終實(shí)現(xiàn)真正意義上的數(shù)字化檔案。