如何做好公路工程竣工文件的編制歸檔工作

　　摘 要：隨著我國基礎(chǔ)建設(shè)的發(fā)展，公路工程也得到了快速的發(fā)展，竣工資料是公路工程竣工驗(yàn)收的重要憑證，也對(duì)公路工程竣工后改建、擴(kuò)建、投入運(yùn)營、資料查閱等方面提供著非常重要的參考依據(jù)。要做好竣工文件的立卷歸檔工作，就要從工程立項(xiàng)審批到項(xiàng)目實(shí)施建設(shè)、再到竣工驗(yàn)收投入運(yùn)營等階段做好每一環(huán)節(jié)的資料的編制整理。本文主要對(duì)公路工程竣工文件及工程檔案歸檔工作進(jìn)行研討總結(jié)，對(duì)公路檔案形成提出淺顯的建議。

　　關(guān)鍵詞：公路工程;竣工文件;編制歸檔

　　《中國公路學(xué)報(bào)》(EiCompendex收錄，月刊，ISSN1001-7372，CN61-1313/U)是由中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)主管，中國公路學(xué)會(huì)主辦，長安大學(xué)承辦的公路交通行業(yè)最權(quán)威的學(xué)術(shù)性刊物。

　　0 引言

　　公路工程竣工資料是公路工程建設(shè)施工的重要組成部分，也是客觀、真實(shí)評(píng)價(jià)工程建設(shè)質(zhì)量和建設(shè)內(nèi)容的核心，對(duì)于公路建設(shè)各參建單位來說，竣工資料的收集、編制、整理、歸檔、移交等程序是一個(gè)項(xiàng)相當(dāng)繁雜和系統(tǒng)的工作。因此，要做好公路工程竣工檔案編制歸檔工作是不斷完善公路工程項(xiàng)目建設(shè)項(xiàng)目基建程序的必要前提，也是客觀反映項(xiàng)目管理水平和驗(yàn)收評(píng)定的重要內(nèi)容，對(duì)建設(shè)工程的完整性、系統(tǒng)性、科學(xué)性將有著深遠(yuǎn)的影響。

　　1 公路工程竣工文件的內(nèi)容

　　公路項(xiàng)目竣工檔案收集整理的主要內(nèi)容包括：項(xiàng)目綜合文件主要含交竣工階段驗(yàn)收文件、工程立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、合同管理、征地拆遷及工程管理資料，竣工決算和審計(jì)文件，科研資料等;監(jiān)理資料主要包括監(jiān)理規(guī)劃、實(shí)施細(xì)則、質(zhì)量管理措施及來往文件、監(jiān)理抽檢資料、建立總結(jié)評(píng)價(jià)等;施工資料主要包含施工技術(shù)管理資料、質(zhì)量控制資料、質(zhì)量驗(yàn)收資料、竣工圖紙等建設(shè)過程中形成的一系列文件。

　　2 公路竣工檔案的特點(diǎn)

　　2.1 資料形成周期較長，參與單位多

　　公路建設(shè)從開工建設(shè)到投入運(yùn)營時(shí)期較長，一般至少需要三年到五年的時(shí)間，而竣工文件是隨著工程建設(shè)活動(dòng)形成的，周期相對(duì)也較長。如：前期項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件，到勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工，再到竣工、驗(yàn)收評(píng)價(jià)、投入運(yùn)營等，前后建設(shè)周期內(nèi)形成一整套具有交通主管行業(yè)部門及建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、檢測、養(yǎng)護(hù)、運(yùn)營等多個(gè)單位參與的資料組成。

　　2.2 整體性

　　竣工文件歸檔整理形成具有整體性的特點(diǎn)，由不同的單位在建設(shè)過程中不斷地進(jìn)行資料的整理歸檔，從而組成一個(gè)較有整體的竣工文件，這些文件材料記錄和反映了不同階段的公路建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)的過程，也是客觀反映建設(shè)工程質(zhì)量和工作質(zhì)量狀況的重要依據(jù)，是評(píng)定質(zhì)量等級(jí)和竣工驗(yàn)收的基礎(chǔ)，項(xiàng)目建設(shè)工作程序與專業(yè)內(nèi)容相互連接，各類文件的組卷形成又是一個(gè)密不可分的整體。

　　2.3 綜合性

　　公路工程竣工文件有建設(shè)前期有行業(yè)主管部門下發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件，建設(shè)業(yè)主招投標(biāo)資料，參建單位的質(zhì)量、安全、進(jìn)度、合同方面的管理文件，而且還有監(jiān)理、施工等方面的專業(yè)技術(shù)文件和質(zhì)量檢驗(yàn)材料，同時(shí)還有沿線征遷、環(huán)保等政府部門形成的文件，從資料形成內(nèi)容上又具有綜合性。

　　2.4 系統(tǒng)性

　　資料歸檔涉及到工程的特點(diǎn)、工序的先后、質(zhì)量控制的內(nèi)容等，以及具體的資料分類方法，分卷歸檔，分級(jí)目錄，科學(xué)組卷等系統(tǒng)性的要求，這就要求在歸檔整理過程中有明確分工、分類，系統(tǒng)的管理成型。

　　3 如何做好公路工程竣工文件的編制歸檔工作

　　3.1 文件材料的初始形成

　　文件材料要記錄真實(shí)、與建設(shè)期同步開展，記錄數(shù)據(jù)和內(nèi)容要與《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》的檢驗(yàn)頻率和質(zhì)量要求;文件材料形成的初始資料嚴(yán)格按照通用的表格規(guī)范填寫;文件時(shí)效要與工程形象進(jìn)度統(tǒng)計(jì)、工作量完成情況一致，做到工程資料能真實(shí)的反映工程的實(shí)際施工情況。竣工圖編制規(guī)范，要和圖物相符。

　　3.2 竣工文件的收集管理

　　3.2.1 重視檔案收集整理

　　加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體發(fā)展計(jì)劃，檔案主管部門和建設(shè)單位、從業(yè)單位從開始就要重視檔案管理工作，加強(qiáng)和提升檔案管理人員整行業(yè)水平，做好階段性的培訓(xùn)，為檔案管理工作順利完成奠定基礎(chǔ)。

　　3.2.2 建立科學(xué)的文檔管理制度

　　隨著今年電子科技的快速發(fā)展，文件資料原有的管理模式較為落后，建立科學(xué)的檔案管理勢在必行，檔案主管部門應(yīng)根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則對(duì)公路工程從業(yè)單位的竣工資料編制出臺(tái)系統(tǒng)的指導(dǎo)意見，主要在資料的形成過程管理、技術(shù)檔案的電子化管理、檔案移交、借閱管理等方面建立完善相應(yīng)的管理制度，提高檔案管理有效、完整、準(zhǔn)確。

　　3.2.3 注重建設(shè)期間文件資料歸檔指導(dǎo)和抽查

　　公路工程項(xiàng)目業(yè)主作為檔案管理的初級(jí)單位，應(yīng)積極參與項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段、收尾階段形成的管理性文件，并建立檔案抽查和監(jiān)督機(jī)制，對(duì)管理性文件按照重要程度排序，對(duì)技術(shù)文件管理依據(jù)、施工記錄、檢測實(shí)驗(yàn)、評(píng)定、證明順利排列，對(duì)設(shè)備材料按照依據(jù)、設(shè)備驗(yàn)收、安裝調(diào)試、設(shè)備運(yùn)行等排序等，并在建設(shè)過程中不斷的抽查和完善，確保歸檔資料一次成型，避免重復(fù)工作。

　　3.2.4 建立文件材料收集系統(tǒng)

　　檔案的系統(tǒng)性是指按其形成周期、形成規(guī)律、形成部門等，依據(jù)立卷歸檔的劃分，科學(xué)分類，合理組卷，對(duì)于裝訂的厚度、封面、卷內(nèi)文件、標(biāo)題和備查表等要編寫清晰規(guī)范，便于后期建檔查閱。

　　3.3 制定科學(xué)合理的編制方法

　　竣工文檔的編制，要結(jié)合各項(xiàng)目實(shí)際情況，明確求分工和職責(zé)，要在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段制定詳細(xì)的分工計(jì)劃，成立專人負(fù)責(zé)。竣工文件資料要清晰準(zhǔn)確、真實(shí);對(duì)竣工文件組卷中卷、冊、分冊、本冊的編制內(nèi)容要做出明確的要求;對(duì)數(shù)據(jù)字體填寫，竣工圖圖框和圖紙尺寸、裝訂要求，保存年限和厚度等規(guī)定具體要求;對(duì)封面的填寫格式、案卷名稱提取、檔案的組卷明確要求。以避免在資料歸檔中要求不清、不細(xì)造成重復(fù)工作。

　　3.4 切實(shí)做好竣工文件檔案的保管工作

　　建立檔案查閱、借閱、復(fù)印登記制度，所有形成的工程檔案要?dú)w入檔案室，檔案管理人員按照柜號(hào)、檔案盒號(hào)及時(shí)登記，做好入框上架、科學(xué)排列，建立檔案的電子查詢系統(tǒng)，便于查找。檔案室要做好清潔、整潔工作，要定對(duì)檔案室進(jìn)行移交后檔案的入檔工作，定期期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案借閱和歸還情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的不足，做到檔案管理實(shí)時(shí)更新，提高管理水平和工作效率。

　　3.5 對(duì)竣工檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)

　　開展檔案培訓(xùn)的目的，就是把理論知識(shí)、系統(tǒng)規(guī)范用于實(shí)踐，也是當(dāng)前應(yīng)面對(duì)和解決的首要問題，也是今后檔案管理的重中之重。只有通過系統(tǒng)性的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合水平，對(duì)建設(shè)中形成的檔案有條理的分類，才能保證竣工文件資料準(zhǔn)確、有效的收集整理和利用。

　　4 結(jié)語

　　公路工程竣工文件是是工程建設(shè)過程中不可或缺主要內(nèi)容，檔案管理也是近年建設(shè)項(xiàng)目中要求較多、不斷完善的主要工作。提升竣工檔案的管理水平，能夠完善建設(shè)項(xiàng)目過程中涉前期審批，實(shí)施過程中質(zhì)量、進(jìn)度、安全、合同管理、評(píng)定，后期運(yùn)營、養(yǎng)護(hù)等多方面的不足，奠定建設(shè)工程的基礎(chǔ)。

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