央企辦公室精細(xì)化管理的必要性及實施策略分析

　　【摘 要】在任何一個企業(yè)，辦公室都是企業(yè)有序運轉(zhuǎn)的中樞，是企業(yè)對外聯(lián)絡(luò)的窗口。辦公室工作效率的高低會影響到企業(yè)各項工作的開展，而央企辦公室要想提高自身管理效率，就需要實施精細(xì)化管理，這是時代發(fā)展的必然趨勢。文章闡述了精細(xì)化管理的主要內(nèi)涵，圍繞央企辦公室精細(xì)化管理的必要性及實施策略進(jìn)行簡要分析。

　　【關(guān)鍵詞】辦公室;精細(xì)化管理;必要性

　　《辦公室業(yè)務(wù)》是中央檔案館、國家檔案局所屬中國檔案出版社主辦，面向國內(nèi)外公開發(fā)行的文秘類雙月刊，一直堅持面向辦公室人員、服務(wù)辦公室工作的宗旨，憑借“實際、實用、實在”的特點，在激烈的市場競爭中站穩(wěn)了腳跟，成為我國最有影響的文秘期刊之一。

　　0 引言

　　當(dāng)前，我國央企辦公室管理模式還存在一定的問題，導(dǎo)致干部的執(zhí)行力不高，使得各部門之間缺乏有效的溝通。我國要建設(shè)成服務(wù)型政府，就需要改善央企辦公室的管理模式，實施精細(xì)化管理。基于此，圍繞精細(xì)化管理在央企辦公室中的實施意義及實施措施進(jìn)行分析具有重要的意義。

　　1 精細(xì)化管理的主要內(nèi)涵分析

　　精細(xì)化管理指社會分工的精細(xì)化，也指服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化，它是一種理念，更是一種文化，是在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上實現(xiàn)管理模式的不斷深入。現(xiàn)代管理學(xué)指出，科學(xué)化的管理主要有以下幾個層次：第一是規(guī)范化，第二是精細(xì)化，第三為個性化。

　　精細(xì)化管理的內(nèi)涵體現(xiàn)在以下4個方面：{1}精確定位。即對每個單位或部門都需要做到定位準(zhǔn)確，使各系統(tǒng)的工序規(guī)范清晰。{2}精益求精。指提高工作標(biāo)準(zhǔn)，盡可能做到盡善盡美。{3}細(xì)化目標(biāo)。指對任務(wù)進(jìn)行分解，然后將各項指標(biāo)落實到個人。{4}細(xì)化考核。要做到對員工的及時考核，并保證考核的定量非常準(zhǔn)確，而且要及時兌現(xiàn)獎懲。這種管理模式的實質(zhì)就是追求標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的運營管理。

　　在精細(xì)化管理模式中，永遠(yuǎn)要追求效率，杜絕浪費，該模式的靈魂在于不斷創(chuàng)新、不斷改進(jìn)。其要求管理者做到盡職盡責(zé)，實現(xiàn)工作的日清日結(jié)，及時檢查當(dāng)天的情況，以便及時發(fā)現(xiàn)問題。

　　2 實施精細(xì)化管理的必要性分析

　　2.1 精細(xì)化管理是順應(yīng)時代發(fā)展的必然趨勢

　　如今，全球經(jīng)濟(jì)一體化使得各國之間的聯(lián)系越來越密切，彼此間的依附力逐漸增強(qiáng)，尤其是全球性經(jīng)濟(jì)危機(jī)的出現(xiàn)，更是彰顯了各國聯(lián)系的緊密程度。這種密切的關(guān)系一方面會給我國政府部門帶來發(fā)展機(jī)遇，另一方面也給我國央企辦公室?guī)硇碌奶魬?zhàn)。此外，隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的來臨，信息化水平在國家及企業(yè)發(fā)展中起著舉足輕重的作用，尤其是各種新興媒體的出現(xiàn)，極大地拓寬了人們的信息獲取渠道，改變了人們的工作方式及生活方式，較大地改變了各企業(yè)的管理方式。而精細(xì)化管理的核心在于不斷創(chuàng)新、不斷改進(jìn)，那么在社會不斷發(fā)展的背景下，央企辦公室也需要與時俱進(jìn)，改變自己的管理模式。因此，央企辦公室精細(xì)化管理是時代發(fā)展的必然趨勢。

　　2.2 有助于降低企業(yè)的運行成本

　　對于任何一個企業(yè)而言，降低成本、提高效能都非常具有實際價值。從企業(yè)層面來看，成本是企業(yè)運營中十分重視的方面，只有當(dāng)企業(yè)在行業(yè)中的成本處于領(lǐng)先地位，才能使企業(yè)形成一個有效的競爭力。而精細(xì)化管理能夠降低企業(yè)的運行成本，因為其主要是從細(xì)節(jié)入手，通過運用最新的管理技術(shù)，促使央企的人力、物力及財力等資源得到充分利用，以此降低企業(yè)的生產(chǎn)成本。

　　2.3 有助于解決企業(yè)各部門之間的銜接配合問題

　　在企業(yè)管理中，辦公室經(jīng)常會與其他部門相互配合，以共同完成某項任務(wù)或者經(jīng)營目標(biāo)。而精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)一種系統(tǒng)化的管理概念，即在完成某個項目時，先要有一個系統(tǒng)性的思維，然后才可以實施精細(xì)化管理，否則就會導(dǎo)致企業(yè)各部門的不協(xié)調(diào)。

　　如今，在一些央企辦公室管理中，各部門在銜接配合上存在一定的問題，表現(xiàn)在以下兩個方面：{1}企業(yè)各部門的分工過細(xì)，這樣使得一些部門缺乏必要的溝通，出現(xiàn)各自為政的現(xiàn)象。{2}當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)新問題時，部分央企會采取成立新的部門來負(fù)責(zé)解決該問題，并沒有從企業(yè)全局管理考慮，所以導(dǎo)致企業(yè)各部門的分工與合作存在障礙。

　　但是，精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)整體的配合，所秉承的也是系統(tǒng)性的管理理念，這就有助于提升央企辦公室的管理效率。

　　3 精細(xì)化管理實施策略分析

　　辦公室具有指導(dǎo)、管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)及監(jiān)督等職能，在央企辦公室中，諸如公文的后處理及文稿的撰寫、網(wǎng)絡(luò)OA、辦公用品、機(jī)要保密等都屬于辦公室的管理范疇，這些工作都需要人力、物力、財力加以支撐。辦公室的工作面廣，對工作質(zhì)量有著較高的要求，為此，必須實現(xiàn)精細(xì)化管理，否則就會影響辦公室的工作效率。對此，央企辦公室精細(xì)化管理可從以下5個方面著手。

　　3.1 加強(qiáng)對辦公室員工的培訓(xùn)

　　在央企辦公室管理中，辦公室人員工作能力的高低、專業(yè)素質(zhì)的強(qiáng)弱等，會直接影響到辦公室的管理效率。因此，央企要想實現(xiàn)信息化、精細(xì)化管理，就需要加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)，提高他們的綜合素質(zhì)能力。因此，在今后的發(fā)展中，需要制訂一個長期的培訓(xùn)計劃，對企業(yè)人力資源進(jìn)行開發(fā)，將辦公室員工培養(yǎng)成“優(yōu)質(zhì)資源”。在教育與培訓(xùn)的過程中，需要注意以下幾點：{1}要投入一定的培訓(xùn)資金，安排員工前往其他企業(yè)參觀學(xué)習(xí)。{2}要鼓勵員工加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，要多讀書、多思考，并在企業(yè)內(nèi)部開展主題讀書活動，以提高員工的文化修養(yǎng)。{3}要有計劃、有步驟地向員工宣傳企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)與制度，并鼓勵員工分享自己的工作心得。通過培訓(xùn)與教育，提高他們的工作能力，為辦公室的精細(xì)化管理打下良好基礎(chǔ)。

　　3.2 做好辦公室的清潔工作

　　臟亂差的環(huán)境會給人一種壓抑的感覺，會讓人覺得這個企業(yè)的管理非常混亂。因此，辦公室管理需要從“清潔工程”開始，切不可將這項工作看做是小事，事實上干凈整潔的辦公環(huán)境能夠提高工作人員的辦公效率，使他們的身心愉快，更具工作動力。辦公室的衛(wèi)生清理工作可從整理、整頓、清掃、習(xí)慣等方面開展，不僅是清理辦公室環(huán)境，而且讓辦公室人員都改變自己的工作及生活習(xí)慣，使他們認(rèn)識到保持辦公室干凈衛(wèi)生的重要性。