本文作者：張玲 單位：新疆維吾爾自治區(qū)畜牧科學(xué)院檔案室

機(jī)制改革，新的科研運(yùn)行機(jī)制下科研檔案收集工作出現(xiàn)的問(wèn)題

在新形勢(shì)下畜牧科研檔案不只限于課題準(zhǔn)備階段、研究階段、鑒定階段形成的各種原始記錄，還包括大量在成果轉(zhuǎn)化中后續(xù)實(shí)驗(yàn)、開(kāi)發(fā)、應(yīng)用、推廣過(guò)程中形成的各種材料。這些材料的形成周期長(zhǎng)、不定期，歸檔難度更大。難以保證科研檔案的完整性和系統(tǒng)性。新的科研運(yùn)行機(jī)制下，新疆畜牧科學(xué)院與高校合作（新疆畜牧科學(xué)院與石河子大學(xué)合作）、院兵合作（新疆畜牧科學(xué)院與新疆農(nóng)墾科學(xué)院合作）、企業(yè)合作（新疆畜牧科學(xué)院與新疆天康畜牧生物技術(shù)有限公司合作），共同研究的項(xiàng)目越來(lái)越多，這對(duì)檔案的收集產(chǎn)生了極大地影響，其結(jié)果是造成一個(gè)項(xiàng)目的材料分散在幾個(gè)單位。如果僅僅按照過(guò)去的辦法只收集本單位形成的檔案材料，必然難以保證科研檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，從而給檔案的利用帶來(lái)不利的影響。歸檔范圍難制定。新的運(yùn)行機(jī)制是一種動(dòng)力機(jī)制，我院科技工作者在工作之余也在努力從事科研活動(dòng)，于是產(chǎn)生了相當(dāng)一部分非職務(wù)成果，非職務(wù)成果屬于各人所有，其形成的科研檔案理所當(dāng)然也歸個(gè)人所有，按理非職務(wù)成果檔案不屬于歸檔范圍，但是由于非職務(wù)科研活動(dòng)與職務(wù)科研活動(dòng)有著密切的聯(lián)系，很難將他們截然分開(kāi)，這給檔案部門(mén)劃定歸檔范圍造成了相當(dāng)?shù)碾y度。還有由新的特殊機(jī)構(gòu)衍生出來(lái)的一些特色優(yōu)勢(shì)產(chǎn)業(yè)，像獸用疫苗、生物制劑以及奶牛胚胎性別控制等等科研活動(dòng)。科研人員為了使自己在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，將科研過(guò)程中積累的資料和獲得的經(jīng)驗(yàn)視為本課題組甚至個(gè)人財(cái)富的一部分，僅限于本課題的主要成員使用，拒絕拿出來(lái)與他人共享（這里所說(shuō)的共享是指允許范圍內(nèi)的共享）。新的運(yùn)行機(jī)制下，這種現(xiàn)象的存在，導(dǎo)致的直接結(jié)果就是科研檔案資料的不完整性。

檔案專業(yè)性不強(qiáng)，檔案知識(shí)不足

院屬各所（中心）檔案管理人員都是兼職，常因兼職過(guò)多而無(wú)法將精力放在檔案管理上來(lái)，且大多數(shù)人未經(jīng)過(guò)正規(guī)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)與技能相對(duì)不高。從事科研工作的科技工作者不懂檔案收集整理工作；做檔案工作的檔案員不懂畜牧科研技術(shù)，跟科技工作者比起來(lái)對(duì)科研項(xiàng)目的進(jìn)展程度以及完整性了解的不是很深，造成科研生產(chǎn)活動(dòng)與歸檔工作脫節(jié)。檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)少，自主接受新知識(shí)的主動(dòng)性弱，新的管理辦法、歸檔范圍執(zhí)行起來(lái)總有些許滯后性。各所單位科研項(xiàng)目人對(duì)科研檔案歸檔范圍不了解，認(rèn)為歸檔只是在項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)題時(shí)把科研項(xiàng)目大本子直接交到院綜合檔案室就可以了。造成檔案人員想要的科研資料沒(méi)有，不用存檔的資料一大堆，而且大本子里大多數(shù)都是課題資料的復(fù)印件根本沒(méi)有保存的價(jià)值。這些也是收集工作不完整的一個(gè)重要因素。根據(jù)科研檔案管理的規(guī)范要求，結(jié)合畜牧業(yè)科研單位的特點(diǎn)，科研檔案工作者應(yīng)更新觀念，大膽探索，從源頭抓起，以推動(dòng)畜牧科研檔案工作向更深層次發(fā)展。現(xiàn)根據(jù)問(wèn)題從管理制度和科研檔案管理人員等方面闡述解決問(wèn)題的措施。

建立健全適應(yīng)新的科研運(yùn)行機(jī)制的科研檔案管理制度

科研檔案工作要適應(yīng)新疆畜牧畜科院新的科研運(yùn)行機(jī)制，應(yīng)該破除各種束縛科研檔案工作發(fā)展的舊思想、舊觀念，開(kāi)拓新的路子，改進(jìn)現(xiàn)有的管理方法，使科研檔案工作跟上時(shí)發(fā)表展、變化的步伐，適應(yīng)新的科研運(yùn)行機(jī)制。新疆畜牧科學(xué)院根據(jù)科研單位的特點(diǎn)，制定《新疆畜牧科學(xué)院科研檔案管理辦法》，《新疆畜牧科學(xué)院科研檔案歸檔范圍》并下發(fā)文件，發(fā)至院屬各所（中心），由院綜合檔案室組織院屬各單位專兼職檔案人員集中學(xué)習(xí)科研檔案歸檔范圍。現(xiàn)將新增科研檔案管理辦法歸納為以下幾點(diǎn)：建立完善的科研檔案工作網(wǎng)絡(luò)。針對(duì)科研檔案收集工作的全面性、完整性等特性，科研檔案收集工作必要從科研項(xiàng)目的源頭抓起，深入基層廣泛收集材料。所以建立完善的檔案組織工作網(wǎng)絡(luò)就很有必要。新疆畜牧科學(xué)院根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，組長(zhǎng)由院長(zhǎng)兼任，成員則是院屬各所（中心）主管業(yè)務(wù)的所長(zhǎng)（主任），各所（中心）的科管秘書(shū)則是兼職檔案員，形成院領(lǐng)導(dǎo)掛帥，辦公室、科管處領(lǐng)導(dǎo)分管，檔案人員具體抓，各所領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案人員協(xié)助的五級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。在制定科研工作計(jì)劃時(shí)，提出建檔要求；平時(shí)由各研究所（中心）在本單位專業(yè)項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，就安排一位本項(xiàng)目人員兼職項(xiàng)目檔案員，參與項(xiàng)目實(shí)施檢查、項(xiàng)目考核評(píng)比、課題鑒定、驗(yàn)收，全程跟蹤管理在研項(xiàng)目檔案材料的形成，防止材料流失。并在項(xiàng)目結(jié)題時(shí)整理立卷，最后由院檔案室檢查，院科管處監(jiān)督，科研檔案資料不立卷不予結(jié)題驗(yàn)收課題。建立開(kāi)放式科研檔案管理辦法。由于畜牧科研項(xiàng)目中有相當(dāng)一部分課題需要與外單位合作，這些涉及多家單位的科研項(xiàng)目的檔案管理方式，可采取開(kāi)放式的管理形式，即采取檔案的共建共享。即以科研項(xiàng)目為單位收集材料，項(xiàng)目的主要完成單位應(yīng)將該項(xiàng)目的材料收集齊全，涉及到其他單位的材料，可收集復(fù)印件，并在上面加蓋單位檔案部門(mén)的印章。在共建的基礎(chǔ)上，除確需保密的科研材料之外，其余的都應(yīng)在所有參與項(xiàng)目的單位之間實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。加強(qiáng)科研成果轉(zhuǎn)化階段形成材料的補(bǔ)充。原有的科研檔案管理中，檔案部門(mén)主要收集項(xiàng)目開(kāi)始至鑒定期間形成的材料，至于鑒定后成果開(kāi)發(fā)推廣階段形成的材料，很少去收集。檔案部門(mén)與科研部門(mén)、課題組聯(lián)系多，與科研開(kāi)發(fā)部門(mén)接觸少。檔案部門(mén)很少介入科研產(chǎn)業(yè)部門(mén)的工作中，也無(wú)法向科技開(kāi)發(fā)部門(mén)提供有價(jià)值的檔案開(kāi)發(fā)產(chǎn)品。新運(yùn)行機(jī)制下，檔案部門(mén)要加強(qiáng)科研成果轉(zhuǎn)化階段形成材料的補(bǔ)充，建立動(dòng)態(tài)的管理模式，應(yīng)建立科研與科研檔案一體化的管理方式。動(dòng)用一定的強(qiáng)制措施和經(jīng)濟(jì)手段，加強(qiáng)對(duì)難以歸檔的科研文件的監(jiān)督管理。在提高科研工作者歸檔意識(shí)方面，規(guī)范科技工作者及檔案工作者的行為，健全完善的規(guī)章制度很重要。《新疆畜牧科學(xué)院科研檔案管理辦法》中將科技檔案工作納入年底各所領(lǐng)導(dǎo)督察工作內(nèi)容中，直接與年底單位考核制度掛鉤，實(shí)行檔案一票否決制，從強(qiáng)制各單位實(shí)施《新疆畜牧科學(xué)院檔案管理辦法》到現(xiàn)在的習(xí)慣自覺(jué)規(guī)范地完成科研檔案工作。《新疆畜牧科學(xué)院科研檔案管理辦法》中將科技檔案工作納入科研管理和科技活動(dòng)過(guò)程中，使科研檔案歸檔工作成為科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收工作的一個(gè)硬性指標(biāo)，不歸檔、不驗(yàn)收。制定管理目標(biāo)考核制，與個(gè)人崗位責(zé)任制掛鉤，變軟指標(biāo)為硬指標(biāo)，使每個(gè)專業(yè)技術(shù)人員都自覺(jué)地將科研檔案資料按時(shí)交給檔案管理人員。最后在全院年底表彰大會(huì)中，還新增了科研檔案歸檔優(yōu)秀單位和優(yōu)秀個(gè)人獎(jiǎng)，這樣從先進(jìn)優(yōu)秀方面激勵(lì)了科技工作者的歸檔積極性。