本文作者：孫曉蓉 單位：江蘇省連云港市城建檔案館

建立有效的文件檔案管理

計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全的使用電子檔案要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的城建檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，才能充分、合理、安全地使用電子檔案。為此，要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下城建檔案管理工作流程，使之適應(yīng)城建檔案管理的需要；其次，依據(jù)城建檔案形成的處理流程來(lái)進(jìn)行城建檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保城建檔案的安全。另外，在電子城建檔案使用過(guò)程中，也應(yīng)注意到一是電子城建檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子城建檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子城建檔案的安全。再就是電子城建檔案的真實(shí)性問(wèn)題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理，相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子城建檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法，儲(chǔ)存電子城建檔案選用的載體不耐久等原因，影響了城建檔案的完整性、可靠性，從而影響了城建檔案的真實(shí)性。此外，還有電子城建檔案的法律效力問(wèn)題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子城建檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)等載體的電子城建檔案未被法律認(rèn)定的原因。

促進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

城建檔案工作人員要樹(shù)立城建檔案信息意識(shí)城建檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。城建檔案工作人員是城建檔案信息化建設(shè)的基本力量，其能動(dòng)性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓城建檔案工作人員在思想上樹(shù)立城建檔案信息的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到城建檔案信息化建設(shè)的重要性，城建檔案工作人員才會(huì)具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，才會(huì)主動(dòng)關(guān)心城建檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過(guò)程中的各項(xiàng)工作，主動(dòng)思考社會(huì)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)中各種文獻(xiàn)信息的滲透和融合，促使城建檔案信息化建設(shè)與其他社會(huì)信息事業(yè)相互結(jié)合，共同發(fā)展。馬克思主義哲學(xué)認(rèn)為意識(shí)具有能動(dòng)性，一定的社會(huì)意識(shí)就具有一定的社會(huì)能動(dòng)作用。那么社會(huì)城建檔案意識(shí)在城建檔案信息化建設(shè)中必然有能動(dòng)的影響，成為城建檔案信息化建設(shè)的基本推動(dòng)力。提高城建檔案信息化技術(shù)水平。首先要配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用與完善，可通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作及推廣，逐步建立統(tǒng)一的操作平臺(tái)。其次，城建檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。城建檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對(duì)各單位部門(mén)每年移交大量的城建檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)城建檔案和數(shù)字城建檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動(dòng)，不但能節(jié)約人力和財(cái)力，而且也會(huì)大大加快了城建檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。再次，對(duì)上網(wǎng)信息進(jìn)行密級(jí)劃定。首先制訂密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)館藏城建檔案按公開(kāi)、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行劃定;第四，對(duì)城建檔案信息利用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證，對(duì)不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。選取適合的城建檔案管理軟件是城建檔案信息化建設(shè)工作付諸實(shí)施的重要媒介。信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的城建檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，城建檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點(diǎn)于一身，是疏通信息化建設(shè)管理脈絡(luò)，提高城建檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著城建檔案信息化建設(shè)的成敗。從安全角度來(lái)說(shuō)，優(yōu)良的城建檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問(wèn)授權(quán)、用戶安全級(jí)別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅(jiān)實(shí)屏障，能有效地確保城建檔案信息安全。

推行城建檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向

信息技術(shù)的廣泛采用和電子政務(wù)的加快推進(jìn)，使城建檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向城建檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變。現(xiàn)今，在計(jì)算機(jī)管理滲透的形式下，計(jì)算機(jī)管理軟件的應(yīng)用為實(shí)現(xiàn)城建檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻(xiàn)。城建檔案部門(mén)建立自己的局域網(wǎng)，計(jì)算機(jī)、光盤(pán)刻錄機(jī)、掃描儀等，在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和城建檔案利用過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子城建檔案已成為不可回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點(diǎn)的城建檔案管理軟件，有計(jì)劃、有針對(duì)性地進(jìn)行錄入、開(kāi)發(fā)利用等工作是開(kāi)展城建檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要工作。工程建設(shè)的過(guò)程就是城建檔案形成的過(guò)程，這就決定了城建檔案的建立是一個(gè)漫長(zhǎng)而復(fù)雜的過(guò)程。從工程立項(xiàng)直到工程竣工驗(yàn)收的各個(gè)階段，城建檔案的收集、整理都是由不同的單位或部門(mén)來(lái)實(shí)施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了城建檔案建立的難度，信息化管理無(wú)疑提高工程檔案管理效率與效益。加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)，選用適合企業(yè)城建檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)城建檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門(mén)分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來(lái)操作，城建檔案工作信息化需要人來(lái)實(shí)現(xiàn)。城建檔案管理人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息化管理知識(shí)，必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位城建檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響城建檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，只有對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開(kāi)發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好狀態(tài)之中。數(shù)據(jù)質(zhì)量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。可考慮建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)。因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的。其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)城建檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握科技檔案專業(yè)知識(shí)，以及城建檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)城建檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。