本文作者：黃麗麗 單位：河南省信陽(yáng)市城建檔案館

城建檔案事業(yè)的發(fā)展必須依靠制度管理為手段

有了法規(guī)的支持，沒(méi)有強(qiáng)有力的制度管理再詳盡的法規(guī)實(shí)施不了也是一紙空文。2001年，河南省建設(shè)廳下文在全省全面實(shí)施“一書一證”制度，從這幾年的管理效益來(lái)看，是搞好城建檔案管理工作的有效途徑。“一書一證”制度即建設(shè)單位在領(lǐng)取《建設(shè)工程施工許可證》前，須與城建檔案館簽訂《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書》，將簽訂責(zé)任書作為領(lǐng)取許可證的一項(xiàng)前置條件，做到有一份《建設(shè)工程施工許可證》就有一份《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書》。使建設(shè)單位能對(duì)工程檔案早有認(rèn)識(shí)、早做準(zhǔn)備、早抓落實(shí)。城建檔案驗(yàn)收合格后，城建檔案館向建設(shè)單位發(fā)放《建設(shè)工程檔案驗(yàn)收合格證》。這樣既明確了建設(shè)單位和城建檔案館各自的職責(zé)，又使城建檔案館在工程剛剛起步時(shí)就能開(kāi)始跟蹤服務(wù)，避免事后補(bǔ)救、檔案工作滯后等現(xiàn)象的發(fā)生。在實(shí)施“一書一證”制度時(shí)我覺(jué)得還需把好這“四關(guān)”。即：把好建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書簽訂的“源頭關(guān)”；把好建設(shè)工程檔案驗(yàn)收的“審驗(yàn)關(guān)”；把好建設(shè)工程竣工檔案的“催繳關(guān)”，把好不按規(guī)定報(bào)送工程建設(shè)檔案的“查處關(guān)”。“四關(guān)”絲絲相扣、環(huán)環(huán)相連，使建設(shè)工程檔案的管理形成了一套“閉合式”管理模式，從而使建設(shè)檔案步入了規(guī)范化管理、良性化循環(huán)的發(fā)展軌道。多方配合，形成合力，是搞好城建檔案管理工作的根本。

城建檔案事業(yè)的發(fā)展必須依靠多方配合為前提

眾所周知，城市建設(shè)檔案管理工作涉及到建設(shè)系統(tǒng)各部門、各單位，僅僅依靠檔案館單方面開(kāi)展工作往往寸步難行，惟有借助方方面面的力量，才能有所作為。在《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書》的簽定上，如果沒(méi)有建設(shè)行政主管部門的支持與配合，建設(shè)工程檔案是難以管理的。在《建設(shè)工程檔案驗(yàn)收合格證》的發(fā)放上，如果沒(méi)有質(zhì)檢部門的支持與配合，案卷質(zhì)量是難以保證的。在建設(shè)工程竣工檔案的催繳上，如果沒(méi)有城建監(jiān)察部門的支持與配合，建設(shè)工程檔案的全部歸檔是難以做到的。所以，多方配合、形成合力、借助外力、謀求發(fā)展，是我們把城建檔案做大做強(qiáng)的法寶。

城建檔案事業(yè)的發(fā)展必須依靠一定的資金作后盾

積極開(kāi)展技術(shù)咨詢服務(wù)業(yè)務(wù)，是城建檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的重要保證。因此，適當(dāng)收取一定的技術(shù)服務(wù)費(fèi)用，增強(qiáng)城建檔案管理的自我主動(dòng)性、積極性，是使城建檔案事業(yè)走上自我造血、自我積累、自我發(fā)展的有效途徑。在工作中，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，在服務(wù)費(fèi)用的收取上大膽探索，改變城建檔案單一保管、單一查找的模式，使城建檔案管理貫穿到整個(gè)工程建設(shè)中去，做到事前能技術(shù)服務(wù)、事中能檔案整理、事后能查找咨詢，提升城建檔案自身價(jià)值和社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。一旦與建設(shè)單位簽訂責(zé)任書，就承擔(dān)了相對(duì)的責(zé)任與技術(shù)服務(wù)義務(wù)，要對(duì)建設(shè)單位進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，開(kāi)展工程檔案初驗(yàn)、催繳、整理、保管等一系列技術(shù)服務(wù)工作，把城建檔案的技術(shù)咨詢服務(wù)與城建檔案管理上的責(zé)任相結(jié)合，把服務(wù)與責(zé)任捆綁在一起，融“責(zé)任-管理-服務(wù)-效益”于一體。

城建檔案事業(yè)的發(fā)展必須構(gòu)筑出立體式的管理網(wǎng)絡(luò)

構(gòu)筑城建檔案立體式管理網(wǎng)絡(luò)，是搞好城建檔案管理工作的基礎(chǔ)。城市規(guī)劃區(qū)域內(nèi)不具備招投標(biāo)條件的建設(shè)工程是建設(shè)市場(chǎng)的重要組成部分，是建設(shè)管理的重要內(nèi)容，也是城建檔案歸檔管理的一個(gè)重要門類，需建立起城建檔案管理縱向與橫向結(jié)合的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。在縱向管理上，針對(duì)城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)的各個(gè)辦事處轄區(qū)內(nèi)的零星建設(shè)和私人建房，也可按照以經(jīng)濟(jì)促管理的模式，納入有效的城建檔案管理視野，以形成城建檔案管理的縱向網(wǎng)絡(luò)。在橫向管理上，加大對(duì)城市規(guī)劃區(qū)外各縣的城建檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度。在其建館建室、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、政策支持等方面給予幫助，使各縣的城建檔案跟上其城市建設(shè)步伐，不至于形成管理的盲點(diǎn)和漏區(qū)，最后在全市形成建設(shè)系統(tǒng)、建設(shè)管理單位在內(nèi)的縱向到底、橫向到邊的立體式城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，全方位推動(dòng)城建檔案事業(yè)發(fā)展的大格局。

服務(wù)是提高城建檔案工作生存與發(fā)展活力的根本

積極開(kāi)展為政府和社會(huì)的提供利用服務(wù)，以“服務(wù)”為立館之本，拓展服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)方法，提高服務(wù)水平，建立多渠道、多途徑、多形式的城建檔案服務(wù)利用體系。緊緊圍繞城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理業(yè)務(wù)，深層挖掘城鄉(xiāng)建設(shè)檔案所蘊(yùn)藏的豐富信息，開(kāi)展城鄉(xiāng)建設(shè)各類信息與數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計(jì)，為城鄉(xiāng)建設(shè)提供各種基礎(chǔ)信息；主動(dòng)提供聲像、編研、掃描等各種形式的服務(wù)；積極舉辦城市規(guī)劃展、城鄉(xiāng)建設(shè)成就展等活動(dòng)，大力宣傳城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理的成就。通過(guò)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，體現(xiàn)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案工作的存在價(jià)值，提升城鄉(xiāng)建設(shè)檔案事業(yè)的地位。轉(zhuǎn)變改念，主動(dòng)服務(wù)，提高城建檔案工作生存發(fā)展活力。首先，城建檔案工作要主動(dòng)為城市規(guī)劃建設(shè)管理服務(wù)。要積極開(kāi)展城建檔案的利用服務(wù)，為城市規(guī)劃建設(shè)管理提供依據(jù)、咨詢和決策信息。要緊緊圍繞城市規(guī)劃建設(shè)業(yè)務(wù)，主動(dòng)介入，積極提供聲像、編研、掃描等各種形式的服務(wù)。要利用現(xiàn)有城建檔案信息、技術(shù)設(shè)備和專業(yè)人員條件，通過(guò)城建檔案陳列（展覽）、城建檔案開(kāi)放等各種形式，大力宣傳城市規(guī)劃建設(shè)管理成就，廣泛為社會(huì)提供利用服務(wù)。同時(shí)要拓寬服務(wù)范圍，改變服務(wù)方式。要將檔案信息資源充分整合，建立城建檔案信息管理系統(tǒng)，提高利用效益和水平。要深層挖掘城建檔案蘊(yùn)藏的豐富信息，開(kāi)展城鄉(xiāng)建設(shè)各類信息與數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計(jì)，為城鄉(xiāng)建設(shè)提供各種基礎(chǔ)信息。要建立網(wǎng)站，拓展與社會(huì)溝通的渠道，讓大眾方便地獲取城建檔案工作信息和城建檔案信息，推動(dòng)城建檔案工作的社會(huì)化發(fā)展。探索——創(chuàng)新——發(fā)展，城建檔案人應(yīng)拓寬城建檔案管理思維，探索城建檔案管理方向，進(jìn)一步夯實(shí)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理基礎(chǔ)，提高城建檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)信息資源的社會(huì)化共享，為構(gòu)建和諧社會(huì)做出新的更大的貢獻(xiàn)。