1 申購材料

它主要包括使用科室購買儀器設(shè)備的申請單、儀器設(shè)備購置論證表、儀器設(shè)備購置可行性論證報告書、購買設(shè)備的主要參數(shù)要求、醫(yī)院上報各部門的批件、招投標文件、中標通知書、銷售合同等。

2 驗收材料

這部分主要包括儀器設(shè)備的裝箱清單、裝機報告、驗收報告、儀器設(shè)備使用管理責任書、儀器設(shè)備培訓記錄單、裝箱清單、隨機附帶的所有文字資料。通常情況下，我院將使用操作手冊復(fù)印一份交使用科室，原件收回歸檔。儀器設(shè)備發(fā)票復(fù)印件歸檔。涉及進口設(shè)備，備存進口設(shè)備的進口論證材料及“海關(guān)報關(guān)單”，對 B 超、監(jiān)護儀、內(nèi)窺鏡等設(shè)備備存“商檢報告”；對強制檢定的計量測量設(shè)備，如 B 超、X 射線斷層檢查儀、心電圖機等備存首檢證書 ；對監(jiān)管的特種設(shè)備，如壓力蒸汽滅菌設(shè)備，備存辦理的使用證 ；甲乙類大型醫(yī)用設(shè)備，如 CT、MRI 等備存辦理的配置許可證。

3 在運行過程中形成的材料

一方面為儀器設(shè)備的使用情況記錄。我院對單價在萬元以上，且能單獨開展為病人治療或檢查并能收取費用的儀器設(shè)備，在驗收完畢后發(fā)放記錄本給使用科室，要求進行逐日登記。記錄本主要內(nèi)容包括開機時間、關(guān)機時間、使用時間、檢查（治療）次數(shù)、檢查（治療）費用、病人姓名、檢查（治療）內(nèi)容、設(shè)備運轉(zhuǎn)情況、操作人等。每月結(jié)束后進行當月小結(jié)，年終進行年度總結(jié)。記錄本使用完后，將其交回設(shè)備科歸檔，并發(fā)放新的記錄本繼續(xù)記錄。如已封存、報廢的設(shè)備，記錄本將隨機一同收回。除此，我們根據(jù)臨床使用情況，對萬元以上設(shè)備每季度開展成本效益分析，主要內(nèi)容為使用科室、設(shè)備名稱、出廠編號、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、購買時間、購置金額、本季度毛收入、固定支出費（包括根據(jù)該設(shè)備的折舊年限計算本季度的折舊、固定工資、資金成本、修理及配件費）、變動成本（本季度的活工資及獎金、耗材）、本季度純收入、經(jīng)濟效益（貢獻毛益、結(jié)余、收益率 %）。年度做一次詳細的單機分析報告，從該機的社會效益及經(jīng)濟效益來分析從開機到現(xiàn)在的累計支出與收入情況、使用情況等。每年度的單機分析報告都需歸入單機檔案。

另一方面，在儀器設(shè)備日常使用中，開展對儀器設(shè)備的日常保養(yǎng)、檢定（校準）、安全檢查、維修工作。這些工作都需要形成文字記錄，記錄的主要內(nèi)容包括時間、使用科室、保養(yǎng)檢查要點、維修故障分析、費用等。這些記錄和外請工程人員進行維修的記錄單都需要進行整理后裝入單機檔案。對屬于國家質(zhì)監(jiān)局列出的強制檢定（校準）的計量測量儀器設(shè)備，都應(yīng)按周期開展檢定（校準）工作，并將有效證書復(fù)印件裝入該單機檔案。對于使用年限較長，發(fā)生故障無法修復(fù)或修復(fù)無價值需封存、報廢的儀器設(shè)備，使用科室需填寫封存、報廢表（一式兩份），內(nèi)容包括使用科室、儀器設(shè)備名稱、型號規(guī)格、產(chǎn)地、金額、啟用時間、封存報廢日期、已使用年限、儀器設(shè)備維修工程人員分析、使用科室意見、設(shè)備科負責人意見、分管院長意見、院長審批意見、上報相關(guān)部門意見、儀器設(shè)備收回時間及存放地點、交接雙方簽字等內(nèi)容。填報審批完畢的封存、報廢表一份遞交給財務(wù)科，另一份為設(shè)備管理部門歸檔。

除此之外，對每臺建立了檔案的儀器設(shè)備，都裝訂一本“儀器設(shè)備履歷表”，表中貼上該設(shè)備的照片，同時記錄齊該設(shè)備名稱、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期、規(guī)格型號、機號、購買時間、購買金額、取得方式（政府招標購買、自行購買、外捐贈等）、驗收情況、院內(nèi)編號、書寫操作規(guī)程、注意事項、既往史、以及以后在使用中需要在表中簡明扼要的記錄檢修保養(yǎng)情況。

綜上所述，儀器設(shè)備檔案收集與整理工作不僅貫穿于儀器設(shè)備的采購、使用、保養(yǎng)、維修、折舊、封存與報廢的整個過程，也是包含了儀器設(shè)備在服務(wù)患者過程中的全部歷史記錄。它是醫(yī)學裝備檔案管理工作的重要組成部分，它能有效地為儀器設(shè)備的使用和維修保養(yǎng)提供依據(jù)，充分提高儀器設(shè)備的利用率，同時在儀器設(shè)備添置與更新中也能更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供相關(guān)依據(jù)，它的管理好壞對醫(yī)院發(fā)展有著深遠的意義。

本文作者：朱紅秀 單位：成都市新都區(qū)人民醫(yī)院 設(shè)備科