第一篇

一、高校檔案管理工作存在的問題

（一）高校檔案管理工作不規(guī)范

我國的部分高校已經(jīng)按照檔案法的相關(guān)要求，加強(qiáng)了對(duì)本校檔案的管理，并且建立起規(guī)范的學(xué)校檔案館。但是，仍然有相當(dāng)一部分高校由于種種原因并沒有加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的規(guī)范。學(xué)校的檔案被分散到各處進(jìn)行管理，因此我國高校的專職檔案管理人員的配備并不到位，加之對(duì)當(dāng)前的管理制度并不完善，相當(dāng)一部分檔案管理人員缺乏及時(shí)的和歸檔意識(shí)，對(duì)工作不重視，導(dǎo)致部分檔案缺失，這對(duì)高校的現(xiàn)代化發(fā)展的步伐也造成了一定的影響。

（二）高校檔案管理人員的素質(zhì)較低

首先，當(dāng)前我國仍有很大一部分學(xué)校的檔案管理人員尚且缺乏，加之專業(yè)技術(shù)人員的匱乏，使得高校檔案管理工作的開展難度較大。其次，我國檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)還不能與當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要相適應(yīng)。因此，這就需要我國的高等院校提高檔案管理人員的文化素質(zhì)。伴隨著我國檔案管理范圍的進(jìn)一步擴(kuò)展，我國對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化要求也在不斷的提高。當(dāng)前我國的檔案管理人員的檔案管理意識(shí)尚不明確，對(duì)專業(yè)知識(shí)也不夠精通，創(chuàng)新意識(shí)也不夠突出。其檔案管理人員的素質(zhì)也嚴(yán)重制約了檔案的現(xiàn)代化管理的更新提高。

（三）檔案管理方式較為落后

當(dāng)前相當(dāng)大一部分學(xué)校的檔案管理采用的是傳統(tǒng)的管理手段，這樣的管理方式難以適應(yīng)現(xiàn)代信息化管理的要求。現(xiàn)在先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)沒有運(yùn)用到高校的檔案管理中來，雖然部分高校已經(jīng)建立起了檔案數(shù)據(jù)庫，但是并沒有進(jìn)行高水平的檔案管理工作，這樣一來使得檔案的信息化管理難以實(shí)現(xiàn)。

二、加強(qiáng)檔案管理工作的對(duì)策思考

（一）加強(qiáng)制度化建設(shè)，實(shí)行規(guī)范化管理

高校需要建立起完善的檔案管理制度，使我國的檔案管理工作能夠得到強(qiáng)有力的保障。各個(gè)高校要逐步建立起檔案管理體制，使得學(xué)校的檔案工作切實(shí)做到有法可依，有章可循。同時(shí)還要加強(qiáng)檔案管理工作的重視程度，使學(xué)校的各科人員都要高度重視檔案管理工作，這樣一來就保障了檔案管理工作的規(guī)范化。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)

隨著信息化建設(shè)的加強(qiáng)，我國的檔案管理工作也需要一大批專業(yè)的技術(shù)人員來適應(yīng)我國高校現(xiàn)代化建設(shè)的需要。因此，我國的檔案管理人員要加強(qiáng)信息技術(shù)的培養(yǎng)，不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。高校也要定時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定時(shí)的培訓(xùn)和教育，以不斷優(yōu)化當(dāng)前的知識(shí)結(jié)構(gòu)，更新他們的專業(yè)知識(shí)，從而促使他們綜合素質(zhì)的發(fā)展提高。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)的速度，推進(jìn)其現(xiàn)代化速度

信息化建設(shè)作為新時(shí)期對(duì)我國高校檔案管理工作的要求，也是高校檔案管理水平的重要體現(xiàn)。因此，高校要促進(jìn)檔案館的數(shù)字化建設(shè)需求和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)需要。這就需要各大高校加大當(dāng)前的資金建設(shè)的投入力度，以不斷完善學(xué)校的數(shù)字化設(shè)備，加強(qiáng)高校的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。檔案管理人員也要充分利用當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的管理，以不斷提高當(dāng)前的檔案管理的質(zhì)量，使得本校的檔案能夠更好地服務(wù)于教學(xué)工作，科研工作和學(xué)生的就業(yè)。

三、結(jié)語

檔案管理人員在做好檔案的收集整理工作的同時(shí)也需要做到主動(dòng)服務(wù)，使得檔案管理工作能夠轉(zhuǎn)化為檔案的自動(dòng)化管理，以實(shí)現(xiàn)資源的共享，來進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值，使得高校檔案切實(shí)能夠?yàn)閷W(xué)校師生提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這樣一來，就更好的推動(dòng)了我國高等學(xué)校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展完善。

作者：劉利 單位：南昌工程學(xué)院

第二篇

一、高校檔案人本化管理的內(nèi)涵與特征

將檔案館（室）隊(duì)伍建成一個(gè)氣氛和諧、裝備現(xiàn)代、管理科學(xué)、良性循環(huán)和持續(xù)高效的團(tuán)隊(duì)集體，最大限度地發(fā)揮檔案館（室）信息資料、設(shè)備、資金的作用，更好地為教師的教學(xué)、科研、大學(xué)生成長成才及社會(huì)相關(guān)部門服務(wù)。在對(duì)檔案使用對(duì)象的服務(wù)過程中，堅(jiān)持以人為本，以服務(wù)對(duì)象為中心，尊重、方便檔案使用者，滿足檔案使用者的需求，體現(xiàn)人文關(guān)懷，實(shí)現(xiàn)組織效益最大化。從特征上看，高校檔案人本化管理突破了傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，注入了更多的情感因素，滿足了人的愛、尊重與自我實(shí)現(xiàn)等需要，為檔案管理人員創(chuàng)造了各種有形和無形的條件和環(huán)境，為他們的自我實(shí)現(xiàn)和自我超越創(chuàng)造了空間。同時(shí)拉近了檔案使用者與檔案館（室）的距離，密切了二者的關(guān)系，以人性化的服務(wù)與管理實(shí)現(xiàn)了“內(nèi)部”與“外部”的同步激活。

二、在高校檔案管理中實(shí)施人本化管理的具體措施

1.營造良好的檔案工作環(huán)境，引導(dǎo)檔案管理人員主動(dòng)發(fā)揮自己的潛能

傳統(tǒng)的高校檔案管理集中表現(xiàn)為物本管理，把主要的視點(diǎn)放在了檔案本身，忽視了人的因素。現(xiàn)代管理理念秉承人本主義思想，把人作為一種充滿活力的戰(zhàn)略投資資源，管理的核心自然落實(shí)到了人的身上。新時(shí)期高校檔案管理應(yīng)該將“以人為中心”貫穿于管理活動(dòng)的始終，明確一線檔案管理人員是檔案管理的主體，設(shè)法營造良好的檔案工作環(huán)境，在精神和物質(zhì)兩個(gè)方面構(gòu)建留住人、影響人、激勵(lì)人的大氣候，創(chuàng)設(shè)和諧、民主的人際關(guān)系，根據(jù)個(gè)性特點(diǎn)、特長和潛質(zhì)進(jìn)行人力資源的最佳配置，及時(shí)處理好檔案管理中出現(xiàn)的問題，積極提倡檔案管理人員對(duì)檔案館（室）的各項(xiàng)工作提出合理化建議，使檔案管理人員真正感覺到學(xué)校檔案管理事業(yè)的發(fā)展與自身的利益和發(fā)展密切相關(guān)，進(jìn)而引導(dǎo)檔案管理人員主動(dòng)發(fā)揮自己的潛能，以主人翁的姿態(tài)參與檔案的有效管理。

2.建立公平、公正的人事管理機(jī)制，形成檔案管理人員的內(nèi)在追求導(dǎo)向

要開創(chuàng)高校檔案事業(yè)的新局面，離不開檔案管理人員才能的發(fā)揮，而公正、公平的人事管理機(jī)制是檔案管理人員努力工作的有效動(dòng)力。首先要建立一套科學(xué)、合理、便于操作的管理制度，將檔案管理納入制度化、規(guī)范化的軌道。其次要做好人才與崗位的科學(xué)配置，實(shí)行崗位管理，根據(jù)誰主管，誰負(fù)責(zé)；誰經(jīng)辦，誰負(fù)責(zé)的原則，形成目標(biāo)明確、責(zé)任權(quán)利對(duì)應(yīng)的崗位責(zé)任制，認(rèn)可并落實(shí)檔案管理人員的各項(xiàng)權(quán)利。第三要引進(jìn)競爭機(jī)制，創(chuàng)新用人制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度，改變檔案部門長期存在的“大鍋飯”現(xiàn)象。客觀、公正地評(píng)價(jià)考核每個(gè)人的工作，并與晉升職務(wù)、職稱嚴(yán)格掛鉤。第四要強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制，堅(jiān)持“依法治檔”，及時(shí)消除不良影響。第五要為檔案管理人員創(chuàng)造盡可能多的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和進(jìn)修機(jī)會(huì)，拓寬他們的發(fā)展空間，力爭用機(jī)制引導(dǎo)管理人員正確的內(nèi)在追求。

3.充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升高校檔案管理人性化水平

隨著社會(huì)信息化程度的提高，檔案載體呈現(xiàn)出多樣化的趨勢，電子文件已成為檔案載體的重要成員，這就要求高校檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)。為有利于檔案的管理、保存，方便檔案使用者的查詢、閱覽等需求，我們應(yīng)該充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，積極開發(fā)、運(yùn)用適合于高校檔案信息綜合管理的軟件，建設(shè)高校檔案電子信息管理系統(tǒng)，建立起資源數(shù)據(jù)庫。利用軟件對(duì)高校檔案的收集整理、鑒定保管、統(tǒng)計(jì)檢索、編研利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)施計(jì)算機(jī)有效管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作自動(dòng)化，檔案管理工作信息化，計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)實(shí)用化。

4.把檔案服務(wù)對(duì)象作為管理的著眼點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)和優(yōu)化檔案管理的服務(wù)功能

高校檔案管理工作應(yīng)以檔案使用者為本，離開了檔案服務(wù)對(duì)象，檔案管理就成了無源之水、無本之木。因此，檔案管理人員首先要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，樹立“用戶之上、服務(wù)第一”的管理意識(shí)，隨時(shí)傾聽檔案服務(wù)對(duì)象的反饋意見，征求并尊重檔案服務(wù)對(duì)象的潛在需求，及時(shí)整改服務(wù)中的不足。其次要提高服務(wù)素質(zhì)，熟悉館藏，提升業(yè)務(wù)水平和服務(wù)品質(zhì)。在實(shí)行微笑服務(wù)的同時(shí)，開展“為人找檔案”“、為檔案找人”“、使檔案物盡其用”等人性化服務(wù)。

三、總結(jié)

高校檔案管理的人本化實(shí)現(xiàn)了從以“物”為中心的靜態(tài)管理向以“人”為中心的動(dòng)態(tài)管理的轉(zhuǎn)變，為開創(chuàng)高校檔案管理工作新局面提供了有力的保障。應(yīng)該說：人本化管理確立了人在管理過程中的主導(dǎo)地位，有效激發(fā)了高校檔案管理的活力，對(duì)于實(shí)現(xiàn)高校檔案館（室）的總體管理目標(biāo)，更好地為檔案使用者和社會(huì)服務(wù)具有不可或缺的推動(dòng)作用。

作者：趙艷 單位：武警石家莊士官學(xué)院

第三篇

1高校基建檔案管理存在的問題

1.1基建檔案質(zhì)量不高

基建檔案具有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和制度，但是在現(xiàn)實(shí)的管理過程中，從大多數(shù)高校已經(jīng)歸檔的材料來看，普遍存在著圖紙不完整，清潔程度和整齊程度不夠等現(xiàn)象。部分圖紙遺失后取而代之的是復(fù)印件，更有部分材料因?yàn)槭┕み^程中臨時(shí)發(fā)生了變更，沒有將變更的數(shù)據(jù)及時(shí)反映到竣工資料中，導(dǎo)致圖紙上涂改現(xiàn)象嚴(yán)重。在基建檔案的立卷環(huán)節(jié)中，由于人手不足或?qū)τ诨n案立卷方法的不明確，部分學(xué)校只是將雜亂的材料上交給檔案部門，導(dǎo)致學(xué)校自身對(duì)于基建工程中產(chǎn)生的資料數(shù)量不明晰。

1.2基建檔案管理手段落后

隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理工作也將面臨新的挑戰(zhàn)。基建資料的歸檔管理的最終目的是為了合理有效地開發(fā)利用檔案信息。傳統(tǒng)的基建檔案主要以紙質(zhì)、實(shí)物為載體，易損壞也不便于管理和使用。由于檔案信息化管理是系統(tǒng)化的工程，對(duì)于部分學(xué)校而言，首當(dāng)其沖的問題即基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位，在傳統(tǒng)向新型邁進(jìn)的過程中，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力。即使部分學(xué)校采用了基建檔案信息化管理，其程度也普遍低，往往只是單純的“目錄級(jí)”的錄入管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒有相應(yīng)的電子文件。按規(guī)定，施工過程每個(gè)階段均要留下照片或是電子文件，但實(shí)際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應(yīng)的材料。檔案載體不豐富，電子檔案材料的不完善直接導(dǎo)致了高校基建檔案的利用率低下，因?yàn)闄n案原件借出不能保證安全，一旦丟失不可補(bǔ)救；另一方面頻繁使用，原件會(huì)破損。

2加強(qiáng)基建檔案管理的措施

2.1在思想上高度重視基建檔案管理工作

在學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃過程中，做好基建工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。從學(xué)校主管基建的領(lǐng)導(dǎo)、基建部門到工程管理人員都應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到做好基建檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)檔案建設(shè)意識(shí)，建立完善的檔案管理組織體系和制度體系，在人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施上給予大力支持,才能切實(shí)有效保證基建檔案管理和歸檔工作的規(guī)范化管理。

2.2建立完善的基建檔案管理制度

基建工程檔案管理正逐步社會(huì)化、市場化、信息化，相關(guān)規(guī)章制度不健全，不能采取規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理方法和操作流程，是基建檔案管理中存在的主要問題。在基建檔案工作要做到“有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規(guī)范化、制度化的前提。在工程建設(shè)中，基本建設(shè)檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)等特點(diǎn)，高校基建工作必須有一套切實(shí)可行的規(guī)章制度，參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時(shí)地進(jìn)行日常性的約束、督促和指導(dǎo)。在工程建設(shè)過程中，學(xué)校應(yīng)指定項(xiàng)目專職檔案人員，項(xiàng)目施工、安裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員各司其職。工程建設(shè)項(xiàng)目完成后，工程項(xiàng)目建檔工作必須按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收同步。檔案部門與基建部門相互監(jiān)督，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作。

2.3提升基建檔案管理人員專業(yè)化業(yè)務(wù)能力

基建部門作為基建工程管理者和基建檔案的形成者，應(yīng)該配備專門負(fù)責(zé)人員分管此項(xiàng)工作，并有專職檔案員負(fù)責(zé)收集資料。檔案管理人員在知識(shí)結(jié)構(gòu)和專業(yè)技能業(yè)務(wù)上都應(yīng)該不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，做到與時(shí)俱進(jìn)。日常的業(yè)務(wù)培訓(xùn)規(guī)范化，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理的業(yè)務(wù)，要從思想上接收新方法、新理論，熟悉工程項(xiàng)目建設(shè)流程，在工程準(zhǔn)備階段、監(jiān)理階段、施工階段和工程竣工階段做到材料收集及時(shí)全面、分類合理、編排有序、層次清楚、組卷規(guī)范。檔案管理人員還應(yīng)具備一定的管理、溝通與協(xié)調(diào)能力，積極主動(dòng)地開展工作。

2.4職責(zé)明確、扎實(shí)推進(jìn)基建檔案工作

基建工程是一個(gè)系統(tǒng)工程，要多方之間的相互協(xié)作。工程設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)理等單位要根據(jù)合同、協(xié)議做好工程竣工資料的整理、匯總、審核，登記、移交等工作，確保基建工程檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整。紀(jì)檢檔案工作人員要盡可能通過多種途徑、多手段來了解基建工程的工作內(nèi)容，只有對(duì)工程項(xiàng)目心中有數(shù)，才能有的放矢地開展工作。工作中要堅(jiān)持基建檔案“三個(gè)同步”原則，即基建工程一開始就與建立檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過程要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收與提交一整套合格的竣工圖同步進(jìn)行。

2.5搭建基建檔案信息化管理平臺(tái)

在信息化時(shí)代，基建檔案管理應(yīng)該適應(yīng)基建工程項(xiàng)目現(xiàn)代化管理模式，完善基建檔案信息資源體系，確定搭建系統(tǒng)平臺(tái)的功能要求和技術(shù)規(guī)范，選用恰當(dāng)?shù)臋n案管理軟件，采用科學(xué)、先進(jìn)的應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和利用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案材料通過計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化為可以自動(dòng)檢索、網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用的技術(shù)。設(shè)計(jì)單位提供的設(shè)計(jì)成果除紙質(zhì)的藍(lán)圖還要有電子版圖紙；施工單位的工程變更可以直接在電子圖紙上修改、標(biāo)志，交存電子版竣工圖紙；與建設(shè)有關(guān)的文件進(jìn)行電子存檔，建立電子目錄。實(shí)行基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高基建檔案管理效率。

3結(jié)束語

總之，基建檔案反映了高校基本建設(shè)工作的真實(shí)面貌，在今后維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建和資產(chǎn)評(píng)估工作中起著重要的依據(jù)作用。高校基建檔案管理工作要提高認(rèn)識(shí)、健全制度、規(guī)范管理、加強(qiáng)學(xué)習(xí)、相互配合，使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、特征鮮明、方便管理。檔案管理人員應(yīng)建立事前介入，事中監(jiān)督，事后把關(guān)的全程動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，采用科學(xué)的應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和利用，不斷提高基建檔案工作的質(zhì)量。

作者：倪儆 單位：江蘇省南通商貿(mào)高等職業(yè)學(xué)校