檔案資料是一個(gè)單位事業(yè)發(fā)展過程和主要工作情況的重要記錄，具有非常重要的歷史價(jià)值、文獻(xiàn)價(jià)值和實(shí)踐指導(dǎo)意義。從這一角度看，檔案工作不是簡單的記錄歷史和保存資料，而是總結(jié)以往規(guī)律、指導(dǎo)當(dāng)前工作、規(guī)劃未來發(fā)展的可靠信息來源和事實(shí)依據(jù)。所以，檔案工作水平反映出一個(gè)單位的管理水平，研究檔案就是研究規(guī)律，掌握規(guī)律就能改進(jìn)工作，推動(dòng)學(xué)?？茖W(xué)發(fā)展。在實(shí)際工作中，我們經(jīng)常可以看到，由于管理者檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案管理不到位、檔案人員更換頻繁等原因，檔案工作存在著一些不盡如人意的地方，并不能全部反映一個(gè)單位各方面的工作。

有些學(xué)校的檔案只能簡單地反映人事變動(dòng)、重要活動(dòng)和審批事項(xiàng)等，而直接反映師生活動(dòng)、學(xué)生情況，特別是教學(xué)過程中產(chǎn)生的資料缺失比較嚴(yán)重，甚至沒有記錄，無處查找。

比如，學(xué)校檔案室保管著比較完備的文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案（主要是基建檔案）和人事檔案。

文書檔案依靠文書處理程序辦理，會(huì)計(jì)檔案有嚴(yán)格的會(huì)計(jì)制度作保證，科技檔案中的基建檔案，有嚴(yán)格規(guī)范建筑審批程序，人事檔案有清晰的歸檔范圍，辦理規(guī)范，材料完整。但是，比較而言，教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、音像檔案存在很多不足，難以全面直接反映學(xué)校的教育教學(xué)等情況。這樣，雖然工作做了，而且做得很好，但很多重要材料和信息就這樣隨著時(shí)間的推移再也沒有音訊。這種現(xiàn)象是檔案管理體制不健全、整理收集不到位造成的，對(duì)一個(gè)單位來說是很大的損失。下面對(duì)學(xué)校檔案資料缺失的具體表現(xiàn)、主要原因進(jìn)行探討，并提出提高檔案工作水平、發(fā)揮檔案管理效能、促進(jìn)學(xué)校科學(xué)發(fā)展的可行性建議。

一、檔案資料缺失的具體表現(xiàn)

檔案資料缺失既有制度機(jī)制上的缺陷，又有檔案原創(chuàng)者和檔案管理員工作質(zhì)量的問題，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1.檔案資料形成、留存制度不完善，文獻(xiàn)資料未能形成。

在實(shí)際工作中，工作人員習(xí)慣于將工作事務(wù)記錄在個(gè)人的本子上，經(jīng)辦人使用記錄本類型不一，原始記錄不規(guī)范，記錄內(nèi)容繁雜，無法直接存檔；操作過程口頭傳達(dá)，沒有形成文字記載，很多變故未及時(shí)記錄入檔；一些事務(wù)報(bào)經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同意后執(zhí)行，沒有審批材料，定稿文件，很多是草稿上一經(jīng)修改便執(zhí)行，遇見口頭請(qǐng)示便調(diào)整，沒有文字記錄，整個(gè)過程材料缺失，事后查找困難。

2.文字處理不規(guī)范。

從形式、內(nèi)容、程序上講，材料的原作者對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)程度及工作態(tài)度是導(dǎo)致檔案質(zhì)量低下的主要原因。主要表現(xiàn)在，一是原始材料書寫不規(guī)范。教研組長、教師在制訂年度各類教學(xué)計(jì)劃、進(jìn)行年度總結(jié)、各類活動(dòng)記錄、填寫學(xué)生成績冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍檔案時(shí)使用圓珠筆、純藍(lán)墨水等，不利于檔案的長久保存。二是形成材料用紙規(guī)格不統(tǒng)一，不易整理。三是原材料書寫格式不統(tǒng)一，不規(guī)范。如題目、姓名等文字寫在裝訂線以外，或干脆不寫，材料無形成日期，等等。四是有些材料不齊全，造成檔案材料不完整，降低了檔案的保存和利用價(jià)值。五是有些材料語法欠妥、隨意簡稱，使材料概念模糊、內(nèi)容表述不清，容易造成費(fèi)解和誤解。

3.教學(xué)檔案缺乏管理規(guī)范造成教學(xué)檔案的缺失。

教學(xué)檔案缺失是檔案資料缺失的最重要的方面。學(xué)校作為教學(xué)業(yè)務(wù)部門，教育教學(xué)質(zhì)量始終都是第一位的。教育教學(xué)管理的過程也應(yīng)該是學(xué)校檔案的核心內(nèi)容。教學(xué)檔案是學(xué)校在組織教學(xué)及教學(xué)管理活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的原始材料，這些原始材料經(jīng)過收集、整理、立卷、編目、保存即形成檔案。

教學(xué)檔案包括國家和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門有關(guān)教育的條例、法規(guī)和文件，學(xué)校的各種教學(xué)計(jì)劃、學(xué)期授課計(jì)劃、教學(xué)工作總結(jié)、學(xué)生學(xué)籍、各班成績統(tǒng)計(jì)與試卷分析報(bào)告、教師業(yè)務(wù)檔案等材料。由此可見，教學(xué)檔案作為教學(xué)工作的信息庫，給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策、制定教學(xué)、教研規(guī)劃和管理制度提供了依據(jù)，為教育教學(xué)規(guī)律普遍性和特殊性的探討提供了翔實(shí)的材料，在教學(xué)管理中起到重要作用。然而在實(shí)際工作中，由于缺乏相應(yīng)的規(guī)范和要求，許多教學(xué)材料往往散落在相關(guān)部門或個(gè)人手中，這些材料未經(jīng)整理，難以做到類別齊全、內(nèi)容翔實(shí)，符合檔案要求。

4.書面文件發(fā)布信息安排工作的作用沒有充分發(fā)揮。

使用正式文件形式是學(xué)校管理的重要形式，印發(fā)文件有規(guī)范的程序和文字表述要求，是比較規(guī)范的文本，便于執(zhí)行和查詢。但是目前許多學(xué)校正式行文存檔資料以上級(jí)請(qǐng)示文件、上級(jí)活動(dòng)匯報(bào)文件及獎(jiǎng)懲文件為主，很少涉及校內(nèi)各級(jí)各類管理制度設(shè)立及校內(nèi)活動(dòng)內(nèi)容。成文文件除辦公室、會(huì)計(jì)室工作內(nèi)容外幾乎很少涉及其他行政科室工作內(nèi)容。這使得學(xué)校文書檔案記錄內(nèi)容不夠完整，收錄方式雜亂，無法實(shí)現(xiàn)程序化系統(tǒng)管理。給未來查閱資料及借鑒以往工作經(jīng)驗(yàn)造成了不便。

二、檔案資料缺失的主要原因

檔案意識(shí)的高低、檔案管理員工作質(zhì)量的優(yōu)劣、材料處理的規(guī)范與否與檔案質(zhì)量的高低有著直接和密切的關(guān)系。檔案資料缺失主要有以下幾個(gè)原因。

1.學(xué)校管理者對(duì)檔案不重視。

在學(xué)校管理中，檔案工作與教學(xué)質(zhì)量沒有直接的對(duì)應(yīng)，檔案工作對(duì)于學(xué)校教學(xué)質(zhì)量及其他工作的重要影響和作用在短期內(nèi)不容易看得出來，所以檔案工作的重要性往往被忽視。

有些管理者沒有把檔案管理作為一門科學(xué)去看待，對(duì)檔案資料的收集、整理、歸檔、管理、調(diào)閱等程序沒有具體要求，檔案室只是作為檔案資料保存的倉庫，檔案管理就成了倉庫管理。在人員安排上，經(jīng)常使用人員兼職，缺乏專人管理，工作比較被動(dòng)。

2.學(xué)校行政和教學(xué)部門缺乏行政意識(shí)。

一是對(duì)常規(guī)工作的規(guī)律把握不夠。及時(shí)總結(jié)、歸納常規(guī)工作，會(huì)極大地提高工作效率。但很多管理者似乎不屑于做這些事。二是管理者和工作人員的文字能力不高，對(duì)文字工作認(rèn)識(shí)不到位。只是把文件作為向上請(qǐng)示或?qū)ν饨涣鞯墓ぞ撸鴽]有發(fā)揮其制定政策、發(fā)布信息、指導(dǎo)工作、落實(shí)責(zé)任的作用。