檔案資料是一個單位事業(yè)發(fā)展過程和主要工作情況的重要記錄，具有非常重要的歷史價值、文獻價值和實踐指導意義。從這一角度看，檔案工作不是簡單的記錄歷史和保存資料，而是總結以往規(guī)律、指導當前工作、規(guī)劃未來發(fā)展的可靠信息來源和事實依據(jù)。所以，檔案工作水平反映出一個單位的管理水平，研究檔案就是研究規(guī)律，掌握規(guī)律就能改進工作，推動學?？茖W發(fā)展。在實際工作中，我們經(jīng)?？梢钥吹剑捎诠芾碚邫n案意識不強、檔案管理不到位、檔案人員更換頻繁等原因，檔案工作存在著一些不盡如人意的地方，并不能全部反映一個單位各方面的工作。

有些學校的檔案只能簡單地反映人事變動、重要活動和審批事項等，而直接反映師生活動、學生情況，特別是教學過程中產(chǎn)生的資料缺失比較嚴重，甚至沒有記錄，無處查找。

比如，學校檔案室保管著比較完備的文書檔案、會計檔案、科技檔案（主要是基建檔案）和人事檔案。

文書檔案依靠文書處理程序辦理，會計檔案有嚴格的會計制度作保證，科技檔案中的基建檔案，有嚴格規(guī)范建筑審批程序，人事檔案有清晰的歸檔范圍，辦理規(guī)范，材料完整。但是，比較而言，教學檔案、學生檔案、音像檔案存在很多不足，難以全面直接反映學校的教育教學等情況。這樣，雖然工作做了，而且做得很好，但很多重要材料和信息就這樣隨著時間的推移再也沒有音訊。這種現(xiàn)象是檔案管理體制不健全、整理收集不到位造成的，對一個單位來說是很大的損失。下面對學校檔案資料缺失的具體表現(xiàn)、主要原因進行探討，并提出提高檔案工作水平、發(fā)揮檔案管理效能、促進學?？茖W發(fā)展的可行性建議。

一、檔案資料缺失的具體表現(xiàn)

檔案資料缺失既有制度機制上的缺陷，又有檔案原創(chuàng)者和檔案管理員工作質(zhì)量的問題，主要表現(xiàn)在以下幾點。

1.檔案資料形成、留存制度不完善，文獻資料未能形成。

在實際工作中，工作人員習慣于將工作事務記錄在個人的本子上，經(jīng)辦人使用記錄本類型不一，原始記錄不規(guī)范，記錄內(nèi)容繁雜，無法直接存檔；操作過程口頭傳達，沒有形成文字記載，很多變故未及時記錄入檔；一些事務報經(jīng)學校領導同意后執(zhí)行，沒有審批材料，定稿文件，很多是草稿上一經(jīng)修改便執(zhí)行，遇見口頭請示便調(diào)整，沒有文字記錄，整個過程材料缺失，事后查找困難。

2.文字處理不規(guī)范。

從形式、內(nèi)容、程序上講，材料的原作者對檔案的認識程度及工作態(tài)度是導致檔案質(zhì)量低下的主要原因。主要表現(xiàn)在，一是原始材料書寫不規(guī)范。教研組長、教師在制訂年度各類教學計劃、進行年度總結、各類活動記錄、填寫學生成績冊、學生學籍檔案時使用圓珠筆、純藍墨水等，不利于檔案的長久保存。二是形成材料用紙規(guī)格不統(tǒng)一，不易整理。三是原材料書寫格式不統(tǒng)一，不規(guī)范。如題目、姓名等文字寫在裝訂線以外，或干脆不寫，材料無形成日期，等等。四是有些材料不齊全，造成檔案材料不完整，降低了檔案的保存和利用價值。五是有些材料語法欠妥、隨意簡稱，使材料概念模糊、內(nèi)容表述不清，容易造成費解和誤解。

3.教學檔案缺乏管理規(guī)范造成教學檔案的缺失。

教學檔案缺失是檔案資料缺失的最重要的方面。學校作為教學業(yè)務部門，教育教學質(zhì)量始終都是第一位的。教育教學管理的過程也應該是學校檔案的核心內(nèi)容。教學檔案是學校在組織教學及教學管理活動中直接形成的有保存價值的原始材料，這些原始材料經(jīng)過收集、整理、立卷、編目、保存即形成檔案。

教學檔案包括國家和上級業(yè)務主管部門有關教育的條例、法規(guī)和文件，學校的各種教學計劃、學期授課計劃、教學工作總結、學生學籍、各班成績統(tǒng)計與試卷分析報告、教師業(yè)務檔案等材料。由此可見，教學檔案作為教學工作的信息庫，給學校領導決策、制定教學、教研規(guī)劃和管理制度提供了依據(jù)，為教育教學規(guī)律普遍性和特殊性的探討提供了翔實的材料，在教學管理中起到重要作用。然而在實際工作中，由于缺乏相應的規(guī)范和要求，許多教學材料往往散落在相關部門或個人手中，這些材料未經(jīng)整理，難以做到類別齊全、內(nèi)容翔實，符合檔案要求。

4.書面文件發(fā)布信息安排工作的作用沒有充分發(fā)揮。

使用正式文件形式是學校管理的重要形式，印發(fā)文件有規(guī)范的程序和文字表述要求，是比較規(guī)范的文本，便于執(zhí)行和查詢。但是目前許多學校正式行文存檔資料以上級請示文件、上級活動匯報文件及獎懲文件為主，很少涉及校內(nèi)各級各類管理制度設立及校內(nèi)活動內(nèi)容。成文文件除辦公室、會計室工作內(nèi)容外幾乎很少涉及其他行政科室工作內(nèi)容。這使得學校文書檔案記錄內(nèi)容不夠完整，收錄方式雜亂，無法實現(xiàn)程序化系統(tǒng)管理。給未來查閱資料及借鑒以往工作經(jīng)驗造成了不便。

二、檔案資料缺失的主要原因

檔案意識的高低、檔案管理員工作質(zhì)量的優(yōu)劣、材料處理的規(guī)范與否與檔案質(zhì)量的高低有著直接和密切的關系。檔案資料缺失主要有以下幾個原因。

1.學校管理者對檔案不重視。

在學校管理中，檔案工作與教學質(zhì)量沒有直接的對應，檔案工作對于學校教學質(zhì)量及其他工作的重要影響和作用在短期內(nèi)不容易看得出來，所以檔案工作的重要性往往被忽視。

有些管理者沒有把檔案管理作為一門科學去看待，對檔案資料的收集、整理、歸檔、管理、調(diào)閱等程序沒有具體要求，檔案室只是作為檔案資料保存的倉庫，檔案管理就成了倉庫管理。在人員安排上，經(jīng)常使用人員兼職，缺乏專人管理，工作比較被動。

2.學校行政和教學部門缺乏行政意識。

一是對常規(guī)工作的規(guī)律把握不夠。及時總結、歸納常規(guī)工作，會極大地提高工作效率。但很多管理者似乎不屑于做這些事。二是管理者和工作人員的文字能力不高，對文字工作認識不到位。只是把文件作為向上請示或?qū)ν饨涣鞯墓ぞ?，而沒有發(fā)揮其制定政策、發(fā)布信息、指導工作、落實責任的作用。