基于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺的企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)研究

　　近年來，越來越多的企業(yè)開始建設(shè)數(shù)字檔案館，旨在集中統(tǒng)一管理企業(yè)數(shù)字信息資源，尤其是2017年國家檔案局發(fā)布《企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南》后，企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)可謂如火如荼。經(jīng)過近兩年數(shù)字檔案館建設(shè)實踐，筆者發(fā)現(xiàn)通過傳統(tǒng)的做接口歸檔的數(shù)字檔案館建設(shè)模式存在很多問題，已經(jīng)不再適合企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)實際。為有效解決現(xiàn)存問題，本文提出了一種基于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺的數(shù)字檔案館建設(shè)模式。

　　一、近年來國家相關(guān)要求

　　近年來，中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳、國家檔案局等單位相繼印發(fā)了系列電子文件和電子檔案管理相關(guān)文件。從這些文件中，我們可以歸納出電子文件和電子檔案管理發(fā)展的新趨勢，也能洞悉企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的新要求。

　　1.“單套制”歸檔更近一步

　　2018年7月，海關(guān)總署、財政部、國家稅務(wù)總局、國家檔案局聯(lián)合發(fā)文決定，企業(yè)、單位滿足《會計檔案管理辦法》(財政部、國家檔案局令第79號)第八條、第九條所列條件的，可以電子《海關(guān)專用繳款書》為依據(jù)進(jìn)行會計處理并僅以電子文件形式歸檔保存，即實行“單套制”。2018年12月，國家檔案局修改《電子公文歸檔管理暫行辦法》，將第七條修改為：“符合國家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。”這是國家最高檔案行政管理部門首次明確電子公文可以單套制歸檔。2019年4月，國務(wù)院印發(fā)《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》(第716號令)，其中第十二條規(guī)定“政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對履行職責(zé)過程中形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，按照檔案管理要求及時以電子形式歸檔并向檔案部門移交。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交。符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。”這是國家層面首次明確在政務(wù)服務(wù)過程中施行單套制。同時，一些企業(yè)已走在單套制發(fā)展的前列，比如2019年3月，國家檔案局印發(fā)《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點驗收企業(yè)名單(第一批)的通知》(檔函〔2019〕35號)，確定了13 家企業(yè)完成所選業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作，通過國家檔案局驗收，形成典型經(jīng)驗，可向全國推廣。

　　2.“一切歸檔”成為要求

　　2017年9月，國家檔案局印發(fā)《企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南》(檔辦發(fā)〔2017〕2號)，明確企業(yè)電子文件歸檔范圍應(yīng)包括各業(yè)務(wù)活動中形成的各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，以獨立文檔形式存儲的具有保存價值的信息記錄，包括辦公自動化系統(tǒng)、產(chǎn)品或業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)會計管理信息系統(tǒng)、人力資源管理信息系統(tǒng)、門戶網(wǎng)站、微博、微信、公務(wù)郵件系統(tǒng)及本企業(yè)其他職能活動業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的電子文件，以及從外部接收的電子文件。企業(yè)已實施的支撐主營業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)均應(yīng)具有歸檔功能。隨著企業(yè)信息化進(jìn)程的推進(jìn)，存儲、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的升級，“一切歸檔”成為可能與發(fā)展趨勢。

　　3.商密防護(hù)不可或缺

　　2015年4月，國資委印發(fā)《中央企業(yè)商業(yè)秘密安全保護(hù)技術(shù)指引》，要求各中央企業(yè)對集團(tuán)層面載有商業(yè)秘密的信息系統(tǒng)在1-3年內(nèi)部署完成有關(guān)安全保密措施，并結(jié)合本單位實際，利用3-5年時間，在本企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)分步部署完成相關(guān)安全保密措施。數(shù)字檔案館作為企業(yè)數(shù)字信息資源的聚集地，成為商業(yè)秘密防護(hù)的關(guān)鍵。

　　4.安全可控成為趨勢

　　近期，中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)文件，要求大力推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)電子公文系統(tǒng)安全可靠應(yīng)用，早日實現(xiàn)國產(chǎn)化替代;大力推進(jìn)安全可靠應(yīng)用試點，帶動國產(chǎn)基礎(chǔ)軟硬件迭代升級，促進(jìn)關(guān)鍵核心技術(shù)不斷進(jìn)步。不久的將來，電子公文等業(yè)務(wù)系統(tǒng)將面臨一次比較大的升級改造，企業(yè)數(shù)字檔案館應(yīng)提前做好相應(yīng)承接準(zhǔn)備工作。

　　二、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)歷程

　　企業(yè)數(shù)字檔案館是指企業(yè)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程，對本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進(jìn)行收集、整理、保存，并通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺。它是一個由軟件、硬件、數(shù)據(jù)、人和制度規(guī)范等組成的人機(jī)系統(tǒng)。企業(yè)數(shù)字檔案館的發(fā)展經(jīng)歷了以下5個階段：

　　1.啟蒙階段

　　我國企業(yè)檔案信息化與企業(yè)信息化同步發(fā)展，始于20世紀(jì)80年代末，成長于20世紀(jì)90年代。尤其是辦公自動化系統(tǒng)出現(xiàn)后，企業(yè)檔案人員也逐步了解和接觸計算機(jī)，出現(xiàn)了單機(jī)版檔案目錄數(shù)據(jù)庫，可進(jìn)行檔案數(shù)量統(tǒng)計和制作卷內(nèi)、案卷目錄，這個階段也稱為單機(jī)應(yīng)用階段。

　　2.起步與探索階段

　　20世紀(jì)90年代，為適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要，企業(yè)檔案信息化工作開始起步，一些企業(yè)率先開發(fā)建設(shè)單機(jī)版檔案管理信息系統(tǒng)。但囿于全國檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、檔案信息化建設(shè)理念滯后、檔案人員知識結(jié)構(gòu)單一，檔案信息化也僅僅停留在計算機(jī)輔助管理和探索性研究階段。1997年，深圳市檔案館提出建設(shè)數(shù)字檔案館構(gòu)想，幾年后，深圳市檔案館成為全國檔案工作示范單位。

　　3.建設(shè)與成長階段

　　1995-1999年，全國檔案工作進(jìn)入了更大范圍信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和穩(wěn)步成長的初級階段。檔案管理系統(tǒng)也由單機(jī)版向客戶端/服務(wù)器(C/S)模式轉(zhuǎn)換，但是這個階段檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范比較滯后，企業(yè)檔案信息系統(tǒng)仍然是目錄數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和局域網(wǎng)內(nèi)的共享應(yīng)用，尚未涉及檔案全文收集、保管和利用工作。

　　4.發(fā)展與應(yīng)用階段

　　進(jìn)入21世紀(jì)，企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)入快車道。2000年，國家檔案局將加快信息化建設(shè)列為全國檔案事業(yè)“十五”規(guī)劃重點任務(wù)，深圳市率先開始數(shù)字檔案館建設(shè)。2003年青島市數(shù)字檔案館正式啟用，成為國內(nèi)首家投入使用的數(shù)字檔案館。檔案管理系統(tǒng)功能也逐步完善，并進(jìn)一步發(fā)展到瀏覽器/服務(wù)器(B/S)模式。

　　5.深化集成階段

　　隨著電子文件數(shù)量越來越多，企業(yè)數(shù)字檔案館向集成化方向發(fā)展，檔案管理也由傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)向電子檔案管理。國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南》等指導(dǎo)性文件，數(shù)字檔案館建設(shè)成為企業(yè)檔案信息化建設(shè)的方向和主要內(nèi)容。

　　推薦閱讀：《檔案》(雙月刊)創(chuàng)刊于1985年，由甘肅省檔案局(館);甘肅省檔案學(xué)會主辦。雜志的辦刊宗旨是“傳播知識、交流經(jīng)驗、啟迪思想、指導(dǎo)工作”。