摘 要：固定資產(chǎn)是教育資源的重要組成部分。隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，學(xué)校固定資產(chǎn)也已經(jīng)進(jìn)入了信息化管理時(shí)代。如何運(yùn)用信息化技術(shù)對(duì)學(xué)校固定資產(chǎn)進(jìn)行高效管理，使之滿(mǎn)足高校的建設(shè)發(fā)展需要，是值得探討的問(wèn)題。文章以實(shí)踐者的角度對(duì)完善高校固定資產(chǎn)管理的方案及學(xué)校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行探究與分析，其目的在于解決固定資產(chǎn)與科技如何相融合的問(wèn)題。
關(guān)鍵詞：高等學(xué)校;固定資產(chǎn);資產(chǎn)管理系統(tǒng)
1 加強(qiáng)和完善高等學(xué)校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的必要性
高校固定資產(chǎn)是保障學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)順利開(kāi)展的物質(zhì)基礎(chǔ)條件。近年來(lái)，隨著我國(guó)高等學(xué)校教育規(guī)模的迅速發(fā)展壯大，固定資產(chǎn)數(shù)量也越來(lái)越多。同時(shí)，資產(chǎn)構(gòu)成也日趨復(fù)雜，管理難度也越來(lái)越大。如何做好資產(chǎn)精細(xì)化管理現(xiàn)已成為高校普遍面臨的共同課題[1]。
許多學(xué)校為了滿(mǎn)足擴(kuò)招、創(chuàng)建示范性院校等需要，加大了對(duì)教學(xué)設(shè)備、實(shí)驗(yàn)室、宿舍等地方固定資產(chǎn)的投入，隨著學(xué)校的不斷發(fā)展壯大，占用、擁有的資產(chǎn)規(guī)模日益龐大，種類(lèi)越來(lái)越豐富，管理難度越來(lái)越大，管理要求也越來(lái)越高。
隨著計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)不斷地發(fā)展，使用過(guò)去的人工管理或單一計(jì)算機(jī)的方式來(lái)管理資產(chǎn)，消耗了大量的人力、物力，各種管理信息也不能共享，不能適應(yīng)高校日益增長(zhǎng)的信息化需要。目前，信息化的工作已在各個(gè)高校開(kāi)展得如火如荼，特別在日益龐大的高校固定資產(chǎn)管理方面，如何利用信息化將高校固定資產(chǎn)管理資源信息共享，達(dá)到節(jié)約人力、物力，提煉管理效果、提高資產(chǎn)利用率、盤(pán)活資產(chǎn)，使資產(chǎn)增值最大化是重要的課題[2]。
2 高等學(xué)校固定資產(chǎn)管理的主要問(wèn)題
我國(guó)高等教育近年來(lái)發(fā)展迅猛，高等學(xué)校占有、使用的固定資產(chǎn)規(guī)模急劇膨脹，其構(gòu)成日趨復(fù)雜，管理難度越來(lái)越大。而高校固定資產(chǎn)管理工作一直是高校管理的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，管理基礎(chǔ)工作不夠規(guī)范，資產(chǎn)安全控制體系尚不完善，家底不清、帳帳、帳實(shí)不符、資產(chǎn)流失的現(xiàn)象在不少的學(xué)校依然存在[3]。
資產(chǎn)管理對(duì)校方?jīng)Q策、科研活動(dòng)和教育教學(xué)的影響日益增強(qiáng)，重要性不言而喻。然而，一直以來(lái)資產(chǎn)管理沒(méi)有跟上院校的發(fā)展步伐，并且一直是院校相對(duì)薄弱的環(huán)節(jié)，所存在的問(wèn)題比較多和廣，主要表現(xiàn)在4個(gè)方面：
(1)資產(chǎn)登記的延時(shí)性。學(xué)校的資產(chǎn)管理受到辦公地點(diǎn)的限制，分布在各個(gè)樓棟的資產(chǎn)如果被借出或者歸還時(shí)，工作人員沒(méi)有回到辦公室馬上進(jìn)行登記，很可能導(dǎo)致遺忘。
(2)資產(chǎn)管理的低效性。各部門(mén)對(duì)學(xué)校固定資產(chǎn)管理各自為政，資產(chǎn)管理效率十分低下。由于沒(méi)有固定人員對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行管理，資產(chǎn)入賬往往口徑不一，在日常的管理過(guò)程中，易出現(xiàn)錯(cuò)誤與混亂。
(3)資產(chǎn)管理人員分配的隨意性。學(xué)校資產(chǎn)管理活動(dòng)均未統(tǒng)一納入由某一個(gè)部門(mén)來(lái)管理，從事資產(chǎn)管理工作的往往為兼職人員，或者上級(jí)臨時(shí)安排，無(wú)專(zhuān)門(mén)從事資產(chǎn)管理的人員，這些使得資產(chǎn)管理人員流動(dòng)性較大。與此同時(shí)，由于缺乏資產(chǎn)管理等辦事條例和解決辦法，各資產(chǎn)管理人員都按照自己的習(xí)慣對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行管理，導(dǎo)致資產(chǎn)管理的隨意性較大。
(4)學(xué)校對(duì)資產(chǎn)管理的低重視性。學(xué)校資產(chǎn)管理長(zhǎng)期不受到重視、投入管理的經(jīng)費(fèi)相對(duì)較少，并且原有的單機(jī)式資產(chǎn)管理軟件無(wú)法實(shí)時(shí)共享儀器等信息，導(dǎo)致資產(chǎn)管理人員需要自己收集、錄入相關(guān)資產(chǎn)數(shù)據(jù)，這樣一來(lái)工作效率變低、出錯(cuò)率也高，常常導(dǎo)致賬目與錄入信息不相符。在此基礎(chǔ)上，學(xué)校缺乏對(duì)資產(chǎn)人員的工作實(shí)施績(jī)效考核制度，使得準(zhǔn)確、精準(zhǔn)地管理學(xué)校固定資產(chǎn)難度加大。
3 高效管理高等學(xué)校固定資產(chǎn)的對(duì)策
3.1 人員管理模式
對(duì)于學(xué)校固定資產(chǎn)管理的人員安排需要遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、責(zé)任到人”。
資產(chǎn)處、財(cái)務(wù)處、后勤處、信息中心等部門(mén)需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一工作，每年定時(shí)、定點(diǎn)、定人員，下到教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)室、辦事場(chǎng)、寢室進(jìn)行學(xué)校固定資產(chǎn)的盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)時(shí)應(yīng)先制定計(jì)劃，確立目標(biāo)，然后再規(guī)范、有序地進(jìn)行學(xué)校固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)等操作。
3.2 搭建高等學(xué)校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)
充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改造現(xiàn)有的資產(chǎn)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)高校資產(chǎn)管理的網(wǎng)絡(luò)化和辦公自動(dòng)化，并最終建立一個(gè)通用的資產(chǎn)管理系統(tǒng)成為高校實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的重點(diǎn)之一[4]。
要想高效地進(jìn)行學(xué)校固定資產(chǎn)的盤(pán)點(diǎn)，少不了“利器”—高等學(xué)校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。如何搭建學(xué)校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)又是解決高效盤(pán)點(diǎn)、管理學(xué)校固定資產(chǎn)的關(guān)鍵。
進(jìn)行固定資產(chǎn)管理的關(guān)鍵就是高效地登記、調(diào)取相關(guān)資產(chǎn)的各種信息，比如：金額、數(shù)量、出廠(chǎng)日期、資產(chǎn)編號(hào)、制造產(chǎn)商、資產(chǎn)名稱(chēng)等。
在建立系統(tǒng)之初，需要對(duì)系統(tǒng)的主要功能進(jìn)行分析，即該系統(tǒng)需要具備哪些基本功能，下面是對(duì)其主要功能的介紹。
從用戶(hù)操作界面，能手動(dòng)輸入信息、功能菜單點(diǎn)擊、APP查詢(xún)、錄入、刪除等幾種操作方式角度上來(lái)看。總結(jié)出該系統(tǒng)的用戶(hù)應(yīng)該具有以下功能：
(1)固定資產(chǎn)的添加。在系統(tǒng)中添加相關(guān)資產(chǎn)的信息。例如，資產(chǎn)名稱(chēng)、數(shù)量、制造商、出廠(chǎng)日期、金額、資產(chǎn)編號(hào)、說(shuō)明、資產(chǎn)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)、入庫(kù)人員。
(2)固定資產(chǎn)信息查詢(xún)。在系統(tǒng)中查詢(xún)相關(guān)資產(chǎn)的信息。例如，可以利用資產(chǎn)部門(mén)進(jìn)行查詢(xún)，只要輸入部門(mén)名稱(chēng)就可以查詢(xún)到相關(guān)資產(chǎn)信息。還可以根據(jù)資產(chǎn)編號(hào)進(jìn)行精確查詢(xún)。
(3)固定資產(chǎn)借還信息查詢(xún)。通過(guò)該窗口可以對(duì)資產(chǎn)的借還狀態(tài)進(jìn)行查詢(xún)。例如，可以大范圍查詢(xún)，按照歸還狀態(tài)進(jìn)行查詢(xún)、按照部門(mén)進(jìn)行查詢(xún)、按照資產(chǎn)名稱(chēng)進(jìn)行查詢(xún)。可以精確查詢(xún)，按照固定資產(chǎn)編號(hào)進(jìn)行查詢(xún)
(4)固定資產(chǎn)的修改。對(duì)固定資產(chǎn)相關(guān)信息進(jìn)行修改。例如，金額、數(shù)量、出廠(chǎng)日期、資產(chǎn)編號(hào)、制造產(chǎn)商、資產(chǎn)名稱(chēng)、資產(chǎn)編號(hào)、說(shuō)明、資產(chǎn)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)、入庫(kù)人員。
(5)固定資產(chǎn)的借還狀態(tài)。對(duì)固定資產(chǎn)的相關(guān)狀態(tài)進(jìn)行顯示。例如，租借日期、擬還日期、租借數(shù)量、租借人、資產(chǎn)名稱(chēng)、歸還狀態(tài)、相關(guān)說(shuō)明、生成流水號(hào)、租借部門(mén)和公司、所屬倉(cāng)庫(kù)、所屬部門(mén)、批準(zhǔn)人。
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