“數(shù)字中國”視野下檔案工作研究策略

　　一 、引言

　　2015年12月，習(xí)近平同志在出席第二屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會時強(qiáng)調(diào)“中國正在實(shí)施‘互聯(lián)網(wǎng)+’行動計劃，推進(jìn)‘數(shù)字中國’建設(shè)”，標(biāo)志著“數(shù)字中國”成為未來數(shù)十年中國信息化發(fā)展的目標(biāo)。2017年12月，在中共中央政治局就實(shí)施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略進(jìn)行第二次集體學(xué)習(xí)時，習(xí)近平同志強(qiáng)調(diào)，大數(shù)據(jù)是信息化發(fā)展的新階段，海量數(shù)據(jù)對于經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會治理、國家管理與人民生活都產(chǎn)生了重大影響。為了適應(yīng)推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的背景以及順應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)進(jìn)入高質(zhì)量發(fā)展時代，我們要增強(qiáng)利用數(shù)據(jù)為生產(chǎn)生活服務(wù)的能力，把握大數(shù)據(jù)發(fā)展規(guī)律。

　　《檔案》(雙月刊)創(chuàng)刊于1985年，由甘肅省檔案局(館);甘肅省檔案學(xué)會主辦。雜志的辦刊宗旨是“傳播知識、交流經(jīng)驗、啟迪思想、指導(dǎo)工作”。

　　“數(shù)字中國”覆蓋經(jīng)濟(jì)、社會、文化、生活等方方面面，對經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變、產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級、創(chuàng)新社會管理、保障和改善民生、提升國家競爭力發(fā)揮至關(guān)重要的作用，其作用得以發(fā)揮，離不開背后海量數(shù)據(jù)的支撐。政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會、生態(tài)等各個方面管理活動的開展，一方面涉及人財物的管理，另一方面還涉及對數(shù)據(jù)的管理。數(shù)字化條件下，我國管理工作，正實(shí)現(xiàn)著從事后總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，演變?yōu)橐晕募n案信息為依據(jù)的精細(xì)化的事前與事中控制，實(shí)現(xiàn)以客觀實(shí)際為基礎(chǔ)，不斷進(jìn)行科學(xué)決策，而且這一發(fā)展趨勢正逐漸取代傳統(tǒng)的粗放式的“一拍腦袋做決策”。檔案的本質(zhì)屬性就是原始記錄性，我們檔案工作追求的目標(biāo)就是確保與業(yè)務(wù)活動相伴而生的記錄的真實(shí)、完整、安全，以此為基礎(chǔ)促進(jìn)其利用，輔助科學(xué)決策。

　　檔案工作者具有長于管理與業(yè)務(wù)活動相伴而生的記錄的職業(yè)優(yōu)勢，因此在建設(shè)“數(shù)字中國”的時代背景下，檔案工作者的職業(yè)定位應(yīng)為管理各行各業(yè)業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量、維護(hù)數(shù)據(jù)安全、加強(qiáng)數(shù)據(jù)開放，為依托于數(shù)據(jù)開展的各項業(yè)務(wù)活動提供基礎(chǔ)性支撐。

　　二、“數(shù)字中國”視野下檔案工作面臨的變化

　　(一)檔案數(shù)據(jù)大量產(chǎn)生

　　2018年12月15-16日在北京召開了第九屆電子文件管理論壇，從其中的主題發(fā)言可以看出檔案界對單軌制的歡迎和目前單軌制已經(jīng)在一些地區(qū)、機(jī)構(gòu)有所應(yīng)用，并取得較好成效。直接以電子方式運(yùn)行和保存電子文件逐漸成為業(yè)內(nèi)共識。推行單軌制的一個結(jié)果是在業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的文件全部都是數(shù)字信息，大大助力了檔案的“增量電子化”。

　　除了各類組織機(jī)構(gòu)正在建立與自身業(yè)務(wù)活動相適應(yīng)的信息系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。隨著智能技術(shù)的廣泛應(yīng)用，利用各種傳感器、微處理器等感知技術(shù)也在產(chǎn)生大量客觀數(shù)據(jù)，這一發(fā)展趨勢意味著人類社會活動將實(shí)現(xiàn)“全數(shù)據(jù)”的覆蓋。我國是世界第一人口大國，并已成為世界第二大經(jīng)濟(jì)體，人口13億多，法人單位1100萬，人口和經(jīng)濟(jì)規(guī)模決定了我國是世界數(shù)據(jù)資源大國。因而伴隨業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的具有原始記錄性的檔案數(shù)據(jù)也會大量產(chǎn)生。

　　(二)檔案數(shù)據(jù)的安全面臨挑戰(zhàn)

　　大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)管理主要基于非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，保存的主要是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。因為數(shù)據(jù)無時無刻不在產(chǎn)生，產(chǎn)生的領(lǐng)域也極其廣泛，面對體量如此巨大的數(shù)據(jù)，再追求檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化實(shí)屬不易。在當(dāng)下的環(huán)境中，檔案數(shù)據(jù)來源眾多、類型豐富，因為產(chǎn)生于分散的各個角落，數(shù)據(jù)質(zhì)量不易控制，容易因為技術(shù)或人為原因?qū)е庐a(chǎn)生虛假數(shù)據(jù)而難以發(fā)現(xiàn)，而且數(shù)據(jù)大多是產(chǎn)生于電子設(shè)備，若設(shè)備故障、外部突發(fā)狀況(如斷電)或人為操作失誤而造成數(shù)據(jù)缺失，難以補(bǔ)救;數(shù)據(jù)在收集、管理、利用的過程中，會存在不法收集數(shù)據(jù)、用戶隱私泄露、數(shù)據(jù)被非法竊取等安全問題。

　　(三)檔案數(shù)據(jù)的利用方式發(fā)生變革

　　以數(shù)據(jù)化形式產(chǎn)生、傳輸、存儲、利用檔案，極大地拓展了檔案利用的邊界。云計算在促進(jìn)跨時空、跨地域數(shù)據(jù)資源共享，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)流通、消除數(shù)據(jù)孤島方面有獨(dú)特優(yōu)勢。技術(shù)的發(fā)展不僅使得檔案數(shù)據(jù)能在更大范圍內(nèi)發(fā)揮價值，而且促使多領(lǐng)域、多層面的數(shù)據(jù)資源實(shí)現(xiàn)連通，創(chuàng)造新價值。當(dāng)下環(huán)境的檔案數(shù)據(jù)的開放與提供利用，較之?dāng)?shù)字檔案館的檔案提供利用，具有檔案資源來源更廣泛、利用主體和需求更多元、利用方式更便捷深化、可形成可視化成果和可對利用行為進(jìn)行實(shí)時記錄、分析、預(yù)測等優(yōu)勢。

　　(四)檔案工作者的角色、思維、意識都要有所改變

　　檔案工作者所追求的不再是類似“倉庫保管員”的角色，而應(yīng)積極有為，對與業(yè)務(wù)活動相伴而生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、管理，規(guī)范數(shù)據(jù)格式、保障數(shù)據(jù)質(zhì)量和安全;認(rèn)識數(shù)據(jù)的價值，更加關(guān)注對數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘分析，提高利用效率，滿足用戶需求，同時也要平衡好數(shù)據(jù)利用與隱私保護(hù)，尊重數(shù)據(jù)來源方的數(shù)據(jù)權(quán)益，在法律規(guī)定范圍內(nèi)盡量擴(kuò)大開放范圍，以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)價值;改變狹隘的數(shù)據(jù)觀念，倡導(dǎo)數(shù)據(jù)開放共享，推進(jìn)跨區(qū)域數(shù)據(jù)共享平臺的建設(shè)，尋求與各方面、各領(lǐng)域的合作。

　　(五)檔案人知識結(jié)構(gòu)需要更新

　　檔案數(shù)據(jù)大量產(chǎn)生、檔案數(shù)據(jù)安全面臨威脅、檔案數(shù)據(jù)利用方式發(fā)生變革以及檔案工作者自身角色、思維、意識面臨發(fā)生轉(zhuǎn)換的需求都推動著我們改善檔案人的知識結(jié)構(gòu)、提升工作技能、培養(yǎng)創(chuàng)新型檔案專業(yè)人才，以適應(yīng)時代的呼喚。

　　三、“數(shù)字中國”視野下檔案數(shù)據(jù)管理目標(biāo)

　　(一)保障數(shù)據(jù)質(zhì)量

　　檔案管理工作在享受著數(shù)字化、信息化、智能化帶來便捷的同時，也面臨著數(shù)字文件易改、易丟、難以長久保存的危機(jī)。如作為國內(nèi)人工智能行業(yè)領(lǐng)軍企業(yè)的科大訊飛研制出的檔案機(jī)，就將人工智能技術(shù)與檔案工作實(shí)踐相結(jié)合，助力了檔案現(xiàn)代化，一方面創(chuàng)新了檔案的記錄方式，另一方面激活了檔案利用方式。這是人工智能技術(shù)與檔案深度融合給我們檔案工作帶來便利的生動體現(xiàn)。但不容忽略的是，我們在享受數(shù)字化、智能化帶來便利的同時，也面臨著數(shù)據(jù)質(zhì)量更加難以保障的危機(jī)。

　　檔案數(shù)據(jù)要發(fā)揮其作用，首先必須保證其質(zhì)量，唯有其是真實(shí)、完整的，檔案數(shù)據(jù)的證據(jù)價值、決策價值才有可能得以實(shí)現(xiàn)，即我們才有利用檔案數(shù)據(jù)的必要性;而只有其是可讀、可用的，檔案數(shù)據(jù)才有發(fā)揮其價值可能性。目前諸如存證云、百度取證等電子存證平臺大量涌現(xiàn)，正在取代檔案部門進(jìn)行數(shù)據(jù)的取證工作，如果檔案部門缺乏合法、合規(guī)的措施和技術(shù)手段來保障歸檔過程和歸檔后檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量和可用，那么即使隨著單軌制實(shí)施以及各級各類組織機(jī)構(gòu)建立的信息系統(tǒng)中伴隨業(yè)務(wù)活動而產(chǎn)生大量檔案數(shù)據(jù)，其也不具備利用價值，檔案工作便會被邊緣化。