一、人事檔案信息化管理模式的設(shè)計步驟

（一）檔案的收集

有效合理地利用與管理檔案，是實行廣播電臺人事檔案信息化管理的重要目的之一，這就要求檔案管理部門從檔案的收集開始把關(guān)。人事檔案材料的收集不僅能方便管理人員對個人的考察從而達到正確提拔人才的目的，同時還能充實豐富人事檔案內(nèi)容。在當前的形勢下，人事檔案收集最為迫切的任務(wù)是全面及時地收集關(guān)于個人績、勤、能、德的材料。

（二）系統(tǒng)軟件的設(shè)計思路

注重加強軟件的性能和軟件功能的擴展性，為軟件的進一步推廣使用、升級、維護留取一定的空間。通過建立一套數(shù)據(jù)輸入準確、維護升級快、信息查閱統(tǒng)計方便、有利于調(diào)用的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，并在其中加入對檔案的分析、報表自動生成等功能，為進一步完善信息化管理系統(tǒng)提供保障。

（三）網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化管理

廣播電臺人事檔案信息化管理系統(tǒng)并不是單純的將檔案文件的內(nèi)容變?yōu)閿?shù)字輸入，單純的數(shù)字化并不能滿足管理者的需求。因此該系統(tǒng)是在輸入系統(tǒng)時選取其中的有效信息，采取科學(xué)、規(guī)范、合理的格式進行統(tǒng)一輸入，并且在此基礎(chǔ)上形成一個較完善的數(shù)據(jù)庫，以便日后的信息數(shù)據(jù)管理。

（四）檔案錄入信息的準確度和質(zhì)量控制

對所采集的檔案信息，應(yīng)以其是否能夠給實際工作的需求帶來幫助，或是否能滿足檔案調(diào)用者的有關(guān)需求為基本原則，在檔案信息選取錄入方面要精益求精，要經(jīng)篩選和優(yōu)化后再錄入到系統(tǒng)中。另一方面，對于檔案信息的錄入，在實際工作中應(yīng)由兩名工作人員同步錄入，相互監(jiān)督和相互審核，避免數(shù)據(jù)的錯誤錄入，從而確保了數(shù)據(jù)的可靠性、真實性。此外，在完成錄入后，職工應(yīng)采取自審的方式，進一步確保信息的準確，從而實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)的完善。

二、相關(guān)注意事項

（一）管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的定期維護和更新

為了避免在對人事檔案文件管理過程中發(fā)生差錯，信息化管理下的人事檔案信息系統(tǒng)需要進行定期的維護和更新，具體需要達到以下幾點要求。第一，準確性要求。對于所有錄入檔案管理系統(tǒng)的信息都必須準確，防止因錄入錯誤而造成查閱失效或者使用的不當。第二，完整性要求。所有錄入的檔案數(shù)據(jù)都必須完整，防止因缺少必要數(shù)據(jù)而造成后續(xù)操作的錯誤。第三，自動更新要求。定期進行數(shù)據(jù)的更新，在更新過程中通過系統(tǒng)的設(shè)計自動完成錄入和檢查，防止更新錯誤。這樣一來，不僅能夠保障系統(tǒng)在檔案數(shù)據(jù)錄入時的準確性和完整性，同時還能提高信息系統(tǒng)的利用率和正確率。

（二）注重安全問題

人事檔案一般屬于企事業(yè)單位的內(nèi)部文件，其中包含了許多個人信息，因此一般不對外公開，對保密程度的要求也較高。因此，在對信息化管理下的人事檔案管理系統(tǒng)開發(fā)中需要做好對檔案信息和數(shù)據(jù)的安全管理，建立并完善科學(xué)的安全體系。除此之外，還要針對不同科室、不同部門的使用者設(shè)立獨特的安全密鑰，以防個人檔案信息的人為泄露和篡改。

（三）備份管理

由于在實際的檔案管理工作中，檔案信息的載體仍以紙質(zhì)文件居多，然而紙質(zhì)檔案在使用和保存方面又具有一定的局限性，且容易出現(xiàn)脫頁、漏頁現(xiàn)象。因此，在信息化人事檔案管理模式下應(yīng)注重檔案信息的備份，從而達到提高檔案信息與數(shù)據(jù)的保存率，也提高了調(diào)檔成功率。

（四）操作界面簡易化

任何計算機基礎(chǔ)上的管理系統(tǒng)的設(shè)計理念均是遵循“以人為本”的人文化思想理念，且由于廣播電臺人事檔案管理系統(tǒng)是一個涵蓋量廣、信息容納量大的系統(tǒng)，同時，考慮到檔案管理或使用人員對于計算機操作的掌握能力參差不齊，降低使用者在存檔或調(diào)檔時的差錯發(fā)生率，將管理操作界面實現(xiàn)最大程度的簡易化十分必要。

三、結(jié)束語

隨著時代的發(fā)展和人們對科學(xué)技術(shù)的不斷需求，廣播電臺人事檔案信息化管理系統(tǒng)的出現(xiàn)是現(xiàn)代化管理中必不可少的內(nèi)容。綜上所述，通過介紹信息化的電臺人事檔案管理模式的設(shè)計和注意事項，擬為優(yōu)化人事檔案管理工作提供可靠的依據(jù)。

作者：李然 單位：吉林市人民廣播電臺