水利水電設(shè)計單位科技檔案全流程管理思考

　　水利水電設(shè)計單位的科技檔案構(gòu)成復(fù)雜，在現(xiàn)有的管理模式下，其檔案工作存在諸多問題;采用全流程的管理方式，可以對科技檔案進行前端控制，精簡檔案處理流程，適應(yīng)電子文件的管理需要;實現(xiàn)科技檔案的全流程管理，需要單位在信息系統(tǒng)建設(shè)、文檔質(zhì)量控制體系建設(shè)和人員素質(zhì)提升等方面做更多的工作。

　　《山西水利雜志》辦刊宗旨是圍繞水利工作實際，宣傳與貫徹黨和國家有關(guān)水利工作的方針、政策，反映與交流水利建設(shè)與管理諸方面的成績、經(jīng)驗、情況、問題和意見，在指導(dǎo)水利工作、推廣典型經(jīng)驗、介紹水利經(jīng)濟理論、提倡科學(xué)治水和學(xué)術(shù)爭鳴、促進水利工作改革、提高經(jīng)濟效益方面發(fā)揮積極作用。

　　一、水利水電設(shè)計單位科技檔案管理存在的問題

　　(一)末端管理模式下檔案工作質(zhì)量不高

　　水利水電設(shè)計工作因工程規(guī)模差異，持續(xù)時間有所不同，許多中大型工程往往需要數(shù)年時間才能完成，這使得在開展科技檔案的收集工作時，檔案人員需要持續(xù)關(guān)注項目的進度。但是在許多情況下，檔案工作是在生產(chǎn)工作的某一階段結(jié)束后才開始進行的，由于檔案工作與生產(chǎn)工作處于脫節(jié)狀態(tài)，這就導(dǎo)致檔案部門對生產(chǎn)部門產(chǎn)生的文件情況掌握不夠，檔案收集工作十分被動，生產(chǎn)部門提供什么，檔案部門就接收什么，很大程度上影響了檔案收集工作的質(zhì)量。

　　此外，水利水電設(shè)計工作是一項涉及多個階段和專業(yè)的復(fù)雜工作，一項工程往往要經(jīng)歷可行性研究、初步設(shè)計、招標設(shè)計、施工設(shè)計、竣工驗收等多個階段，涉及水工、建筑、生態(tài)、移民、金結(jié)、電氣等許多專業(yè)，項目所產(chǎn)生的科技檔案內(nèi)容多樣、聯(lián)系復(fù)雜。在對這些檔案進行整編時，檔案人員需要花費大量的時間和精力來理清檔案之間的關(guān)系，以保證檔案之間的有機聯(lián)系。同時，在末端管理模式下，檔案的整理、著錄工作往往被安排在單位工作流程的最后，加之檔案部門和生產(chǎn)部門之間的信息孤島問題，使得檔案整理著錄所需要的一些元數(shù)據(jù)信息難以從生產(chǎn)部門得到共享，嚴重依賴檔案人員的手工輸入，大大降低了檔案工作的效率和質(zhì)量。

　　(二)數(shù)字化辦公背景下電子文件管理不規(guī)范

　　隨著數(shù)字化辦公的普及，各單位在生產(chǎn)管理活動中生成的電子文件數(shù)量不斷增加，對以工程設(shè)計圖紙為代表的數(shù)字檔案進行管理已經(jīng)成為各單位檔案工作的重要內(nèi)容之一。但從國際國內(nèi)的整體情況來看，單位相關(guān)信息系統(tǒng)不夠完善，電子文件的管理，尤其是電子文件的長期保存和可讀問題還沒得到完全解決。

　　對水利水電設(shè)計單位而言，現(xiàn)階段要做好電子文件的管理工作，對電子信息系統(tǒng)、歸檔人、歸檔系統(tǒng)、檔案管理人員都提出了更高的要求。而在許多設(shè)計單位，檔案管理的軟硬件條件還比較落后，尤其是在人力資源建設(shè)方面，有些單位科技檔案部門的工作人員不是檔案學(xué)專業(yè)出身，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)學(xué)習(xí)，僅僅依靠工作經(jīng)驗和后期上崗培訓(xùn)獲取了一些有關(guān)檔案管理的知識。他們在開展電子文件的管理工作時，由于缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，往往會沿用自己掌握的紙質(zhì)科技檔案的管理模式，這就造成電子文件管理不規(guī)范，為電子文件的長期保存和利用埋下隱患。

　　二、水利水電設(shè)計單位實施科技檔案全流程管理的意義

　　(一)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的前端控制

　　隨著信息技術(shù)在機構(gòu)辦公中的應(yīng)用以及社會環(huán)境的改變，機構(gòu)的管理模式正由以往的流程管理模式逐步向職能管理模式轉(zhuǎn)變，這種管理模式從全流程的角度管理機構(gòu)業(yè)務(wù)活動，有利于提高機構(gòu)的整體效益。檔案的全流程管理正是基于適應(yīng)現(xiàn)階段機構(gòu)業(yè)務(wù)管理的特點而提出的一種管理方法，通過采用全流程管理對文件的生成運轉(zhuǎn)進行前端控制，把檔案從后端被動管理轉(zhuǎn)變?yōu)榍岸酥鲃庸芾怼?/p>

　　對于水利水電設(shè)計單位的科技檔案工作而言，全流程管理的意義在于，對設(shè)計產(chǎn)品從產(chǎn)生到最終銷毀或因具有長遠保存價值而永久保存的整個生命周期進行了前端控制。所謂前端控制，就是利用某些管理方法，把需要和可能在文件形成階段實現(xiàn)的管理功能盡量在這個階段實現(xiàn)。具體而言，就是在項目開展前就提出文件質(zhì)量的要求，并依托跨部門協(xié)作平臺共享生產(chǎn)和管理產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，提前掌握設(shè)計項目的規(guī)模、預(yù)期進度，預(yù)期各個生產(chǎn)階段文件的生成量，提前布置好檔案工作任務(wù)。這樣，在項目開始后，檔案人員就可以更容易地對文件生成流轉(zhuǎn)的情況進行準確掌握，便于實現(xiàn)文件質(zhì)量的階段控制，提升最終歸檔文件的質(zhì)量。

　　(二)能夠精簡檔案的處理流程

　　檔案處理流程主要是指檔案收集之后的整理和著錄工作，通過采用全流程的檔案管理模式，檔案部門可以在文件形成前端對項目的基本信息進行記錄，在項目實施過程中對文件的背景信息進行采集，以此有效地獲取項目生產(chǎn)和管理活動中生成的各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、專業(yè)數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)。同時，依托信息整合平臺，文件在產(chǎn)生流轉(zhuǎn)中的元數(shù)據(jù)信息可以得到共享，尤其是對于電子文件而言，通過捕獲生產(chǎn)階段生成的各種信息，能使歸檔電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息更加完整，有效地減少了整理著錄工作中檔案人員的手工錄入。此外，通過采用檔案全流程管理模式，實時掌握了項目進行的狀態(tài)，便于檔案部門對文件的歸檔節(jié)點進行掌控，可以有效提高文件的歸檔效率。

　　(三)能夠適應(yīng)電子文件全程管理的需要

　　電子文件和紙質(zhì)文件一個很大的區(qū)別在于信息與載體的可分離性，一份電子文件需要“內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息”三要素齊全才稱得上完整，這種特性使得對電子文件運動的全過程進行嚴密監(jiān)管顯得尤為重要。現(xiàn)階段，紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案雙套保存、雙軌運行仍是許多機構(gòu)采用的檔案管理模式，但是在機構(gòu)管理朝著全流程信息化發(fā)展的背景下，電子文件元數(shù)據(jù)數(shù)量顯著增加，“雙套制”管理的問題越來越多地顯現(xiàn)出來。在制造業(yè)領(lǐng)域中，產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理技術(shù)已經(jīng)被廣泛使用，其通過對產(chǎn)品及其生產(chǎn)過程中的文檔、圖紙等數(shù)據(jù)信息的利用來促進工作流程規(guī)范化和效率的提升，加強對產(chǎn)品全生命周期的管理，展現(xiàn)了電子文件全流程管理帶來的現(xiàn)實效益，InterPARES項目主持人杜蘭蒂則直接指出：不采取全程管理的眼光就不可能保管電子文件。

　　由于水利水電工程設(shè)計工作往往跨越時間長、涉及專業(yè)廣、參與部門多，使得采用后端管理模式無法有效保證科技檔案管理工作的效率和質(zhì)量，尤其是隨著電子文件數(shù)量的不斷增加，確保歸檔的電子文件收集齊全、整理有序、命名科學(xué)、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)合理有效將成為今后檔案工作的重點。檔案部門通過對生產(chǎn)工作的事前介入、事中控制、事后檢查和驗收把關(guān)，可以將檔案工作的開展擴展到工作的整個過程中，使每份文件的整個生命周期都處于受控狀態(tài)。對檔案進行全流程管理，是適應(yīng)文件管理新環(huán)境、保障電子文件質(zhì)量的必由之路。 　　三、水利水電設(shè)計科技檔案實施全流程管理的主要措施

　　(一)完善科技檔案的全流程質(zhì)量控制體系，提高檔案工作質(zhì)量

　　水利水電設(shè)計單位科技檔案工作的順利開展離不開科技檔案管理部門和各生產(chǎn)部門的通力合作，要實現(xiàn)科技檔案的全流程管理，需要做好文件生成流轉(zhuǎn)的程序設(shè)計，建立全流程的檔案質(zhì)量控制體系。

　　文件質(zhì)量的控制不是也不應(yīng)當是一項與生產(chǎn)活動相脫離的管理活動，要保障檔案的質(zhì)量，需要把文件質(zhì)量控制納入項目質(zhì)量控制中，實現(xiàn)文件質(zhì)量控制與項目質(zhì)量控制的有機結(jié)合。具體而言，就是把檔案工作貫穿到項目建設(shè)的全過程中去，將文件質(zhì)量控制納入計劃管理、合同管理、建設(shè)管理、工程例會、創(chuàng)建考核和驗收管理，在項目開始、項目進行、項目結(jié)束驗收環(huán)節(jié)，均應(yīng)當有檔案部門的參與，如在立項階段，檔案部門要提出歸檔要求;在階段成果進行貫標、曬圖前，設(shè)立文件檢查制度;在設(shè)計工程結(jié)束時，實行檔案質(zhì)量驗收制度：通過在生產(chǎn)各環(huán)節(jié)設(shè)立文件質(zhì)量檢查手續(xù)，對文件的質(zhì)量進行前端控制和全程把控。此外，還應(yīng)對檔案入庫后的情況進行有效跟蹤，如利用RFID(Radio Frequency Identification)電子標簽技術(shù)，對檔案的入庫、借還、盤點等工作實現(xiàn)全過程跟蹤與管理，使檔案始終處于受控狀態(tài)。

　　(二)建立完善的信息集成系統(tǒng)，促進電子文件管理規(guī)范化

　　水利水電設(shè)計單位開展科技檔案的全流程管理，需要建立完善的集成式信息管理系統(tǒng)，來保證檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)信息的無縫連接，實現(xiàn)對文件生成流轉(zhuǎn)的全程跟蹤。

　　在系統(tǒng)建設(shè)上，信息集成系統(tǒng)不僅應(yīng)具備在線業(yè)務(wù)辦理功能，更重要的是能夠?qū)I(yè)務(wù)處理中所生成的背景信息進行采集、保存，確保電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息的完整性，實現(xiàn)真正的文檔一體化的管理。在具體開發(fā)上，無論是采用何種開發(fā)模式，集成系統(tǒng)都應(yīng)根據(jù)單位原有信息系統(tǒng)的特點和信息化建設(shè)現(xiàn)狀，確保原有系統(tǒng)的信息能夠?qū)崿F(xiàn)完整遷移，同時保證各個業(yè)務(wù)模塊的信息資源能夠整合，此外，還應(yīng)當確保檔案部門與業(yè)務(wù)部門信息的一致性，保證歸檔信息的準確性。

　　另外，進入數(shù)字化時代后，各種無法以紙質(zhì)文件形式進行保存的音視頻、三維模型等電子文件大量產(chǎn)生，電子文件的管理工作成為許多機構(gòu)檔案工作的重要內(nèi)容。隨著電子文件元數(shù)據(jù)的數(shù)量大幅增加、作用更加顯著，信息網(wǎng)絡(luò)逐漸成為電子文件分發(fā)、流轉(zhuǎn)、歸檔的重要渠道，現(xiàn)有的“雙套制”管理模式越來越不適應(yīng)現(xiàn)實文檔管理的需要。”同時，隨著信息的價值逐漸被人們所認識，一些機構(gòu)已經(jīng)開始轉(zhuǎn)變“重藏輕用”的檔案工作思想，其檔案工作的主要內(nèi)容也從傳統(tǒng)檔案工作的八大環(huán)節(jié)，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榘瑱n案接收、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)存?zhèn)洹?shù)字信息資源利用等在內(nèi)的全流程數(shù)字信息資源管理工作。

　　面對新時代下檔案工作的特點和難點，水利水電設(shè)計單位應(yīng)當結(jié)合自身的QES管理目標(包括質(zhì)量管理、職業(yè)安全健康以及環(huán)境管理)，重點加強文件生成人員和科技檔案管理人員的內(nèi)部培訓(xùn)和外部交流培訓(xùn)，切實提高機構(gòu)工作人員對電子文件的認識和對信息系統(tǒng)的利用能力，提升本單位科學(xué)管理電子文件的水平。