本文以提高設(shè)備采購環(huán)節(jié)的效率為出發(fā)點，以確保新購設(shè)備的質(zhì)量為宗旨，以詳細(xì)梳理采購環(huán)節(jié)中各部門的職責(zé)為切入點，按照上報設(shè)備采購計劃、技術(shù)選型、實施招標(biāo)或談判采購、組織進(jìn)廠驗收的設(shè)備采購步驟，逐一探討最優(yōu)的部門分工，落實責(zé)任劃分，挖掘目前設(shè)備采購環(huán)節(jié)中需要完善的各個方面，從而達(dá)到設(shè)備采購流程的整體優(yōu)化。全文主體可簡單概括為“梳理流程、分工合作、逐點完善、全局優(yōu)化”。

一、設(shè)備采購計劃

設(shè)備采購計劃按照年限可劃分為中長期設(shè)備規(guī)劃和年度購置計劃。對于中長期設(shè)備規(guī)劃的提出，主要依據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展、新產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)備升級、新工藝、新技術(shù)的應(yīng)用等方面的需求目標(biāo)來進(jìn)行，需要結(jié)合企業(yè)實際情況，在企業(yè)總體發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃的基礎(chǔ)上，由計劃部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織，由各生產(chǎn)單位、需求部門做初步需求計劃編制，再由計劃部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一匯總、篩選、組織修訂，并進(jìn)行論證，然后由公司的主管經(jīng)理或總工進(jìn)行審批，最終形成公司中長期設(shè)備規(guī)劃，同時作為設(shè)備年度購置計劃的編制依據(jù)。設(shè)備年度購置計劃的編制、審核、審批步驟與中長期設(shè)備規(guī)劃的編制步驟基本相同，不同點在于年度購置計劃在充分考慮長遠(yuǎn)計劃的同時，要更加切合于眼前的生產(chǎn)實際和公司目前經(jīng)營發(fā)展的需要。

二、設(shè)備技術(shù)選型

在設(shè)備采購計劃編制過程中，必然伴隨著設(shè)備的技術(shù)選型。在設(shè)備采購計劃編制完成后，設(shè)備選型也應(yīng)該隨之完成。但是在實際工作中，由于設(shè)備購置計劃申報和下達(dá)時間間隔較長，少則數(shù)月，多則幾年，從而導(dǎo)致在上報購置計劃時的設(shè)備選型，可能在實際計劃下達(dá)時已經(jīng)不符合實際工作需要，或是編制人員工作已經(jīng)變動等原因而無從查找，需要在正式設(shè)備購置計劃下達(dá)后，按照職責(zé)劃分重新編制更加嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的設(shè)備選型技術(shù)文件，即設(shè)備技術(shù)規(guī)格書。設(shè)備技術(shù)規(guī)格書的制定和完善，確保了將設(shè)備選型落實在紙面上，為下一步實施設(shè)備采購形成重要的依據(jù)。設(shè)備技術(shù)規(guī)格書的編制需要各專業(yè)部門分工合作，充分發(fā)揮各自專業(yè)特長和技術(shù)優(yōu)勢，按照編制原則不同、設(shè)備類別不同、技術(shù)含量不同，可將技術(shù)規(guī)格書的編制具體劃分為：1、“誰使用誰編制”原則：主要針對非安裝小型設(shè)備，這部分設(shè)備技術(shù)相對成熟，選型相對容易；2、“技術(shù)把關(guān)”原則：主要針對安全環(huán)保類設(shè)備、專業(yè)設(shè)備、工程配套設(shè)備等，需要由專業(yè)部門編制或?qū)徍思夹g(shù)規(guī)格書，以確保設(shè)備選型更加科學(xué)、符合生產(chǎn)實際的需要。設(shè)備技術(shù)規(guī)格書編制完成后，需要由設(shè)備主管部門及領(lǐng)導(dǎo)、總工等進(jìn)行審核、審批，最終確定設(shè)備技術(shù)規(guī)格書，采購部門再嚴(yán)格按照選型好的技術(shù)規(guī)格書組織實施采購。

三、實施設(shè)備采購

在設(shè)備購置計劃下達(dá)、設(shè)備技術(shù)規(guī)格書編制完成后，設(shè)備采購部門根據(jù)上級部門的采購管理要求，選取招標(biāo)或談判采購。目前，集團(tuán)公司的采購方式正在逐步發(fā)展成為集中采購方式，即所有的設(shè)備采購全部集中由物資裝備處主管，由物資供銷公司組織實施，不允許自購，需求單位的職責(zé)主要轉(zhuǎn)變?yōu)樯蠄筚徶糜媱潯⒓夹g(shù)選型、建議較優(yōu)供貨商、參加評標(biāo)、談判議價等。集中采購的優(yōu)勢在于協(xié)調(diào)并優(yōu)化了各子公司間的采購資源，相對控制了子公司自購所帶來的不規(guī)范行為，加大了招標(biāo)采購力度，節(jié)約了采購成本，同時優(yōu)選供應(yīng)商，能夠獲得良好的售后服務(wù)。目前，公司設(shè)備采購流程主要是：在設(shè)備采購計劃下達(dá)后，設(shè)備采購部門依據(jù)設(shè)備管理部門提供的設(shè)備技術(shù)規(guī)格書，在ERP系統(tǒng)上報月度購置計劃，由物資裝備處審批后，實施自購或委托物資供銷公司組織采購，物資供銷公司接到物資裝備處的采購計劃后，組織設(shè)備使用單位、審計部門、物資裝備處、礦區(qū)生產(chǎn)運(yùn)行部等人員共同參加招標(biāo)或談判采購。我們作為需求方，在參加招標(biāo)談判時，大型設(shè)備一般需要由熟悉設(shè)備技術(shù)參數(shù)的人員、設(shè)備管理和采購人員共同參加，小型設(shè)備主要由采購部門參加即可。

四、設(shè)備進(jìn)廠驗收

設(shè)備驗收作為設(shè)備采購環(huán)節(jié)的最后一步，是進(jìn)廠設(shè)備質(zhì)量優(yōu)劣的重要關(guān)口，是確保設(shè)備安裝質(zhì)量合格的關(guān)鍵步驟。組織縝密、多部門團(tuán)結(jié)合作的設(shè)備驗收工作，能夠在最大程度上確保整個采購環(huán)節(jié)的質(zhì)量，利于使用單位得到所需要的設(shè)備。根據(jù)以往的經(jīng)驗，在實際工作中，會發(fā)生購進(jìn)設(shè)備質(zhì)量較差、同時價格相對較高的產(chǎn)品。分析原因主要是對設(shè)備采購監(jiān)管力量薄弱，通常表現(xiàn)為采購與驗收權(quán)力未分離、或是職責(zé)劃分不清、或是設(shè)備管理者擔(dān)負(fù)主管采購職責(zé)的同時還是設(shè)備驗收主管者，均可能做出由于自身疏忽或是受供應(yīng)商影響等造成不同程度的瀆職問題。所以，要使設(shè)備驗收達(dá)到理想結(jié)果，核心問題就是要避免由采購部門獨(dú)管或是主管驗收，而是要由獨(dú)立于采購部門的設(shè)備管理部門、質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門、或是使用部門直接負(fù)責(zé)或主管驗收，以最終確定進(jìn)廠設(shè)備的質(zhì)量符合要求。

設(shè)備驗收流程可歸納為：設(shè)備進(jìn)廠或安裝完成后，由設(shè)備管理部門組織并主管驗收工作，設(shè)備使用單位、技術(shù)選型部門、安全環(huán)保部門、采購部門共同參加。綜上，通過對設(shè)備采購流程重要環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理，逐一落實各部門職責(zé)分工，劃清各自工作權(quán)限，發(fā)揮各部門專業(yè)特長，優(yōu)化協(xié)作程序，力求達(dá)到使設(shè)備采購各相關(guān)部門權(quán)責(zé)相符、目標(biāo)一致、分工合作通暢的直接目標(biāo)，最終達(dá)到采購設(shè)備質(zhì)量優(yōu)良、采購環(huán)節(jié)規(guī)范、采購工作科學(xué)高效、能夠保障公司生產(chǎn)經(jīng)營工作安全可靠、持續(xù)發(fā)展的圓滿結(jié)局。