檔案部門在確保安全的條件下，通過防火墻建立檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，充分利用本校的網(wǎng)站資源制作特色網(wǎng)頁，網(wǎng)頁設(shè)有信息數(shù)據(jù)可以共享的平臺，并及時準確地上傳信息和數(shù)據(jù)，檔案管理人員隨時就能通過網(wǎng)絡(luò)非常方便地及時查詢。如果學校其他人員需要查找某些信息數(shù)據(jù)，在一定權(quán)限下可以進入校園網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)不通過檔案管理員按照要求進行查詢，這樣實現(xiàn)了檔案信息的網(wǎng)上檢索，為各用戶獲取信息提供更好的服務。因此，高校應加快對檔案管理工作中計算機硬件設(shè)備配備、軟件應用、檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，同時要培養(yǎng)檔案管理人員的整體素質(zhì)，實現(xiàn)網(wǎng)上電子文件的及時管理和利用，使檔案信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，這樣，學校檔案信息服務在一定權(quán)限下變得自動化了。如：目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便用戶查詢檢索。

由單一型服務向多樣型服務轉(zhuǎn)變。隨著信息環(huán)境的變化，現(xiàn)代檔案館以用戶為中心，需要什么就提供什么，擺脫了傳統(tǒng)的服務方式，摒棄單個、重復、被動、瑣碎的手工服務，把服務模式從“單純服務型”轉(zhuǎn)變?yōu)?ldquo;服務經(jīng)營型”，服務方式多種多樣，如動態(tài)服務、雙向服務、橫向服務、層次服務、柔性服務等，甚至把服務推向市場，開展信息的深加工。特別是隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，原有的公共檔案館、專業(yè)檔案館、學校檔案館等機構(gòu)從單純公益型向以公益型為主，經(jīng)營型為輔的服務機構(gòu)轉(zhuǎn)變。檔案館提供信息資源的范圍和載體更廣泛，由從檔案資料的收藏者和提供者，轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔a(chǎn)品的生產(chǎn)者、開發(fā)者和提供者。

由一般化服務向個性化服務轉(zhuǎn)變。檔案館個性化服務，是指以承擔區(qū)域性社會檔案信息管理與服務職責的各級各類檔案館，依托自身館藏，根據(jù)不同用戶的需求，進行的具有服務對象具體、服務內(nèi)容專指等特點的檔案信息利用服務方式。在學校檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，樹立一般化服務向個性化服務轉(zhuǎn)變理念是時代進步所趨。廣大師生迫切希望能夠及時、快捷、方便地獲取多樣的、完整的、一體化的、全方位的專題信息知識。因此，我們要抓住數(shù)字檔案館建設(shè)契機，推進檔案信息個性化服務。要對檔案信息個性化服務的目標、過程與機制進行設(shè)計，并不斷發(fā)展完善。

檔案館服務創(chuàng)新的思考

1.轉(zhuǎn)變服務觀念，樹立主動服務理念。檔案館是學校的信息中心，是學校師生獲得信息的重要渠道，因此必須營造良好氛圍，在抓好學校檔案館的現(xiàn)代化、電子化、數(shù)字化建設(shè)同時，強化檔案館員工的服務意識，提升檔案人員的全面素質(zhì)，使得學校檔案館在新的形勢下，更好地滿足學校師生和社會人士的學習要求。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案館的訪問者服務工作實現(xiàn)一種全方位的“智能化”信息服務，提供的是“信息塊”重組、信息導航能力。因此，從被動服務轉(zhuǎn)向主動服務是傳統(tǒng)檔案館向現(xiàn)代檔案館轉(zhuǎn)變的重要標志，要做到這一點,就必須以各種形式主動向外宣傳報道介紹室藏的檔案內(nèi)容，主動了解用戶需要，積極主動地與學校師生和社會人士溝通、交流，盡快地建立學校檔案館用戶交流系統(tǒng)，了解學校師生和社會人士的現(xiàn)實需求和潛在需求，以此改進信息服務質(zhì)量，調(diào)整檔案館的信息提供和網(wǎng)上資源布局策略。

2.全面提高檔案人員素質(zhì)，提升服務質(zhì)量。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，衡量一個檔案館地位不再是以規(guī)模大小，館藏數(shù)量和人員配備多少為標準，而是取決于檔案館所提供的服務是否現(xiàn)代化、多樣化、高效化和社會化等因素。而對于檔案館管理人員的智力、知識、技能等綜合因素是決定這個檔案館服務質(zhì)量好壞的關(guān)鍵。因此，加強對檔案人員素質(zhì)培訓，努力培養(yǎng)他們敬業(yè)愛崗、熱心服務、積極進取、求真務實，不斷創(chuàng)新更直接、更有效的服務方式，真正把為廣大師生服務作為檔案工作職責，深入了解利用者檔案要求，主動熱情地提供服務。故網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的學校檔案人員應該具備以下幾個基本條件：（1）要具備高度的責任心；（2）要具備適應檔案工作需要的理論與實踐的知識；（3）熟練地掌握計算機語言；熟練和迅速地開發(fā)與研究網(wǎng)絡(luò)資源的能力和為用戶提供特定領(lǐng)域信息鑒別能力；網(wǎng)絡(luò)管理、網(wǎng)絡(luò)導航、網(wǎng)絡(luò)咨詢、網(wǎng)絡(luò)信息資源管理及采集提供、分析研究等方面的知識和技能；（4）要具備高度的法紀觀念，嚴格遵紀守法。檔案人員必須遵守國家法律、檔案法規(guī)和黨的紀律，規(guī)范自己的行為；（5）要具備高度的安全意識；（6）要具備一定的溝通能力和表達能力等。

3.利用現(xiàn)代化手段，提供幫助，提高技術(shù)服務。學校檔案館計算機網(wǎng)絡(luò)、光盤、各種類數(shù)據(jù)庫和軟件等的使用令人眼花繚亂、目不暇接，很多用戶在使用時無從下手。為了讓廣大師生更有效地利用學校檔案館的檔案信息，應該加強對師生們相關(guān)知識的培訓：一是開展檔案檢索知識培訓，培養(yǎng)用戶對檔案獲取所需信息的能力。二是開展電子資源、網(wǎng)絡(luò)知識的教育培訓活動，使用戶能夠自我服務。如舉辦相關(guān)講座，向用戶培訓信息檢索與如何利用等知識，講座的內(nèi)容可以是計算機信息檢索入門、因特網(wǎng)聯(lián)機數(shù)據(jù)庫檢索等，掌握各種搜索引擎的應用方法。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館進行檔案檢索、利用的手段較為齊全，標準化程度較高，檔案管理員可以通過網(wǎng)絡(luò)建立學校檔案館之間的館際互借、館際協(xié)作，實現(xiàn)聯(lián)機編目、互借、檢索，使學校檔案館之間實現(xiàn)資源共享。如，進入某學校檔案館的主頁就可以得到有關(guān)學校檔案館的介紹、館藏檔案資源布局、流通情況信息，還可以進行該館資源目錄、主題詞的查詢工作。

4.開展個性化服務，創(chuàng)建特色服務品牌。學校檔案館主要是為學校師生服務的機構(gòu)，因此必須在信息查詢、檢索導航方面提高水平，以滿足師生的需求。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，只有掌握了各類用戶的需求特點，才能有針對性地為特定用戶群提供他們需要的信息。檔案人員在用戶資料收集工作的基礎(chǔ)上，應結(jié)合檔案部門的實際情況，慎重進行用戶群的專業(yè)所屬性質(zhì)的分類。個性化服務是學校檔案館服務向縱深發(fā)展的重要手段，它充分考慮用戶的個人特點和獨特的信息需求，體現(xiàn)了以人為本、用戶至上的服務理念。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，廣大師生對信息的要求越來越高，他們不再滿足于不斷檢索出來的檔案線索和大量的原始信息，更希望檔案館能提供經(jīng)過分析加工后的綜合性的甚至包含知識內(nèi)容的增值信息。服務方式的細膩化、個性化、層次化，大大促進了檔案館服務質(zhì)量的提高，而且也使學校檔案館更具吸引力，產(chǎn)生更好地為服務學校培養(yǎng)學生的隱形效益。

總之，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，計算機應用技術(shù)的推廣和應用軟件的不斷開發(fā)，隨著人們對檔案深層次、有個性的服務要求，學校檔案館的建設(shè)必須適應變化和需要。一方面要增加投入，更新設(shè)備，以適應或滿足需要。另一方面，要積極更新檔案館工作人員的觀念，拓寬他們的知識，提高他們的素質(zhì)。這樣既可以促進現(xiàn)代化檔案館建設(shè)，又可以為人們提供創(chuàng)新的檔案服務。