一、中等職業(yè)學校檔案管理的現(xiàn)狀與面臨的問題

（一）檔案管理觀念匱乏

長期以來，在中等職業(yè)學校從領導到檔案管理人員一直都沒有重視檔案管理。所有人的觀念都是存放檔案，而不是管理檔案。把檔案管理當作是一種不需要創(chuàng)新和歸類整理的一種簡單的保管工作。這樣不僅僅會使檔案管理效率低下，資料混亂、信息利用率低下。本身檔案管理的目的就是為了更好的進行檔案資料的查詢，能夠為以后的學校發(fā)展提供更好的條件，這樣的簡單保管不僅不能達到這個目的，反而浪費人力、物力，違背初衷。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不高

由于第一條中所敘述的原因，即領導的不重視，這樣就導致了領導委任檔案管理人員時的隨意性。很多中等職業(yè)學校的檔案管理工作人員并非專業(yè)出身，而且也沒有經(jīng)過必要的培訓。這樣的工作人員根本不能有效的進行檔案管理，無法勝任工作，對檔案的分類整理、信息收集、保管利用等業(yè)務就更不能落到實處。科技含量高的數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)就更加是難上加難了。

（三）檔案管理手段非現(xiàn)代化

一般學校的檔案管理手段還處于傳統(tǒng)階段，即手工操作的紙質(zhì)檔案為主的分散管理模式。這樣的手段不僅效率低下，查詢時候的速度低工作量大，而且在多個學校的檔案資料共享過程中，不能夠通過現(xiàn)代化技術進行數(shù)字化的改革。

（四）檔案管理制度貫徹不徹底

根據(jù)我國《檔案法》的要求，規(guī)范各類型的檔案管理。但是由于學校領導的不重視，檔案管理人員的素質(zhì)不夠高，對《檔案法》中的要求不能貫徹到底，這就容易出現(xiàn)相關的檔案資料不能上交，或者根本就沒有上交的情況。職業(yè)學校單位也沒有根據(jù)自身的實際情況制定出合適自己的《檔案管理制度》，以便學校內(nèi)部的檔案管理工作落到實處，更有利于學校自身的發(fā)展。

（五）檔案資料不完整，設施落后

中等職業(yè)學校時常因為經(jīng)費的缺少，不能給予檔案資料管理相應的基礎設施。沒有跟得上現(xiàn)在發(fā)展情況的檔案管理設備和相應的空間就不能滿足檔案管理的要求。這樣就會造成檔案管理的缺失，資料的不完整和資料丟失的現(xiàn)象。

二、為解決上述問題應該采取的相應對策

為解決以上在中等職業(yè)學校檔案管理中所存在問題，首先在領導層面就要加強對檔案管理的認識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，這樣調(diào)整這個學校對于檔案管理的看法，組織制定一個檔案管理的工作小組，專門負責對檔案管理人員配備與工作的指導。思想上觀念的提高是基礎，有了這樣的基礎，在其他方面的改革就會變得積極主動了。其次是選擇專業(yè)的檔案管理人員進行學校檔案管理的工作。配備人員的素質(zhì)提高了，工作的效率也會相應提高，業(yè)務熟練程度也同樣會相應提升。同時學校還應該定期對檔案管理人員進行檔案管理方法和業(yè)務能力的培訓，只有參加過培訓且合格的人才能在檔案管理崗位上進行工作。不合格的人員及時進行再培訓或淘汰。以上都是對于人員上的建議，隨著現(xiàn)代科技的不斷進步，各類信息化程度的提高，網(wǎng)絡的普及，檔案管理也需要從傳統(tǒng)的一面轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理。只有適應現(xiàn)代化的管理才能夠有助于學校的發(fā)展與建設。將傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)進行革新必不可少的就是要加大有關檔案管理的人力物力的投入，更新設備是不可或缺的。結(jié)合現(xiàn)代的信息技術，通過計算機進行檔案的分類管理。除了紙質(zhì)檔案的保管與管理，還可以建立電子檔案數(shù)據(jù)管理體系，有助于各個學校的資源共享與檔案查詢。

三、結(jié)語

中等職業(yè)學校的檔案管理是對于學校未來發(fā)展與提升的一個有效助力，所以加強學校檔案管理的思想觀念的、將檔案管理數(shù)字信息化與網(wǎng)絡化是學校檔案管理的一個改革方向。只有將摒棄以往效率低下的管理方法，改善成為高效的、數(shù)字信息化的檔案管理才能夠?qū)W校以后的建設發(fā)展提供條件，對學校未來的建設發(fā)揮作用，產(chǎn)生好的社會效益。

作者：金華 單位：吉林省延邊朝鮮族自治州延吉市第十中學