一、規(guī)范檔案管理工作的重要性

當(dāng)單位或企業(yè)與社會其他部門產(chǎn)生交集時，雙方相互了解最為直觀和簡便的途徑就是查閱對方檔案資料。因此，檔案管理工作的規(guī)范化可以推動整個部門或單位的工作進程，增強檔案管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。檔案管理水平能夠直接反映一個單位或部門的管理能力。其次，規(guī)范檔案管理工作能夠促進現(xiàn)代管理手段的豐富。

在我國，檔案管理工作已經(jīng)逐步信息化，但是總體來說仍處于起步階段或初級水平，計算機檔案管理對于提高檔案管理效率增強檔案管理科學(xué)化和系統(tǒng)化，提升檔案管理規(guī)范化有著不言而喻的重要作用。檔案信息化管理工作是從資料收集到資料整理，從資料管理到資料利用，從資料統(tǒng)計到資料調(diào)閱的“一條龍”式的工作。全程利用計算機控制，從而提高了檔案管理部門之間信息交流的水平，有效提高檔案管理和利用的效率。

作為一項工程量浩繁的工作，辦公室檔案管理的信息化建設(shè)需要明確目標(biāo)、加強協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，在實現(xiàn)檔案管理信息化的同時培養(yǎng)健全一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。再次，規(guī)范化的檔案管理工作能夠促進檔案管理人員素質(zhì)的提升。在我國當(dāng)前的檔案管理工作中，必須選擇作風(fēng)正派、政治可信、責(zé)任心強、業(yè)務(wù)水平高的檔案管理人員從事這一工作，在某些重要部門特別是事業(yè)單位和政府單位，應(yīng)該選擇共產(chǎn)黨員擔(dān)負這一工作。

在選拔完成后要根據(jù)時發(fā)表展和檔案管理工作提出的新問題新要求，組織檔案管理人員定期學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員要熟悉檔案工作，具備相當(dāng)?shù)穆殬I(yè)素質(zhì)，同時需要良好的學(xué)習(xí)精神和高度的工作責(zé)任心。因此，在推行辦公室檔案管理工作的規(guī)范化時，積極將檔案人員崗前培訓(xùn)、在職培訓(xùn)、學(xué)術(shù)討論、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等內(nèi)容納入到正常軌道，有利于提高檔案管理人員的技術(shù)能力和專業(yè)素質(zhì)。

二、辦公室檔案管理規(guī)范化途徑

規(guī)范檔案管理工作，針對上文中提出的辦公室檔案管理規(guī)范化的重要作用，提出相應(yīng)的解決策略。具體來說有如下幾點：首先是規(guī)范檔案管理程序。規(guī)范化的檔案管理最鮮明的特征就是管理程序的規(guī)范化。對于檔案的立卷、存檔、調(diào)檔等工作制定統(tǒng)一的工作流程并在實際工作中嚴格遵守，每一個工作程序都要實現(xiàn)準(zhǔn)確、真實、有明確責(zé)任人。同時要重視檔案管理程序的簡化，盡可能地在保證管理質(zhì)量和效率的基礎(chǔ)上簡化檔案管理工作的程序，從而減少人們在檔案問題上所花費的時間和精力。

其次，提高檔案管理人員的素質(zhì)。如前所述，辦公室檔案管理人員的素質(zhì)與檔案管理規(guī)范化工作是相輔相成的。管理人員的素質(zhì)提高能夠有效提升檔案管理工作的規(guī)范化，同樣地，檔案管理工作規(guī)范化進程中又能有效促進檔案管理人員素質(zhì)的提升。提升檔案管理人員的素質(zhì)不僅是要提升其專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)能力，同時要更加重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)特別是思想品質(zhì)，檔案工作職責(zé)重大，必須確保檔案管理人員的政治可信、人品優(yōu)良、技術(shù)過硬。最后，加強檔案管理工作的信息化程度。

信息化是當(dāng)今時發(fā)表展的必然趨勢，同時也在多個行業(yè)甚至是辦公室檔案管理工作中被證明了有人工所無法比擬的優(yōu)勢。提高檔案管理的信息化程度要求在檔案管理中將檔案信息與計算機網(wǎng)絡(luò)相連接，同時提高檔案管理人員的計算機操作水平。

三、總結(jié)

辦公室檔案管理規(guī)范化是我國檔案管理中的重要任務(wù)，提升管理規(guī)范性有明顯積極作用，而加強檔案管理的規(guī)范化需要從多個角度共同努力。

作者：陳玲玲 關(guān)亮 單位：吉林省高速公路管理局