一、文書工作和檔案管理工作的關(guān)系

文書工作的主要任務(wù)是負(fù)責(zé)對(duì)來自不同渠道的各種文件進(jìn)行收發(fā)、登記、傳閱、督辦，并對(duì)相關(guān)信息資料予以整理、保管，并對(duì)所有材料按不同類別、不同來源進(jìn)行歸檔。而檔案管理工作的主要任務(wù)是對(duì)前述所有文件、相關(guān)信息資料進(jìn)行接收、分類、整編、保管，使之日后得到有效利用。文書工作為檔案管理工作和企業(yè)后續(xù)的經(jīng)營管理工作提供有力支持和科學(xué)依據(jù)。其次，文書工作與檔案管理工作二者既是緊密聯(lián)系的，又是相互促進(jìn)的。文書工作質(zhì)量的高低及其效果如何，對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量和效果起著決定性作用。

如果文書工作階段所提供的不是全面、完整、可靠的文件資料，就不可能有日后全面、完整、有據(jù)可依的檔案。從另一個(gè)角度說良好過硬的檔案管理工作會(huì)促使文書工作更加科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化。檔案管理工作的過程是要通過審查需要?dú)w檔文件資料是否齊全、完整來發(fā)現(xiàn)文書提供的文件材料是否系統(tǒng)、規(guī)范、齊全、完整等，這對(duì)于做好文書工作無疑是一種促進(jìn)和考驗(yàn)。

二、文書工作人員的檔案意識(shí)與能力素質(zhì)直接影響檔案基礎(chǔ)管理工作水平

文書工作人員在文件處理過程中，從工作初期就要具有高度的檔案工作意識(shí)，始終與檔案工作聯(lián)系在一起，把檔案工作看作是自己工作的下一個(gè)重要環(huán)節(jié)。文書管理工作表面上看是一些具體的日常事務(wù)性工作，而其實(shí)際工作內(nèi)容卻是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。文書工作從業(yè)人員所需要具有的專業(yè)知識(shí)和其自身所必須具備的良好的個(gè)人素質(zhì)、工作能力和工作態(tài)度直接或間接的影響著后續(xù)檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)劣、高低。

如果一個(gè)文書工作人員不熟悉本單位的業(yè)務(wù)流程，不了解文件材料的相互關(guān)聯(lián)，就很難做好文件的立卷和歸檔工作。因此，文書工作的從業(yè)人員首先必須在認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握好《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》及《歸檔文件整理規(guī)范》等相關(guān)國家政策和法律、法規(guī)的同時(shí)，還要依照本單位工作的實(shí)際情況努力學(xué)習(xí)、掌握好相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，努力提高自己的業(yè)務(wù)能力和工作水平、不斷增強(qiáng)工作責(zé)任心，認(rèn)真履行文書處理工作條例，以嚴(yán)肅、認(rèn)真的態(tài)度檢查經(jīng)手的每一份文件、資料，對(duì)于來自不同渠道的每份文件、附件等都務(wù)必做到規(guī)范、齊全、完整，確保各種文件資料達(dá)到立卷歸檔的要求，做到每一項(xiàng)工作都有據(jù)可查，發(fā)現(xiàn)材料缺少要及時(shí)查找和追要。

對(duì)于一些重要文件的附加材料，如重要講話、領(lǐng)導(dǎo)批示、會(huì)議紀(jì)要等，更要及時(shí)收集，加以整理，并確保文件資料齊全、完整。正是因?yàn)槲臅ぷ鲝臉I(yè)人員所具備的這種較高的檔案工作意識(shí)，為后續(xù)的檔案歸檔、立卷工作提供了方便，并為檔案管理工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。文書工作人員的定期立卷、歸檔工作對(duì)檔案管理工作中的作用意義重大。立卷歸檔是文書處理工作的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。它既是公文處理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)又是檔案管理工作的開始。

所以文書工作人員在平時(shí)工作中就應(yīng)重視收集，從公文撰寫開始到公文制發(fā)、傳閱、督辦，到最后的歸檔管理，都要進(jìn)行全過程監(jiān)督、管理，確保不疏漏和每一個(gè)環(huán)節(jié)的完整。文件資料辦理完畢，應(yīng)及時(shí)收集圍繞文件形成過程所有相關(guān)材料，做好所有需要?dú)w檔材料的前期基礎(chǔ)性工作，按文件形成所需的附件和相關(guān)資料，及時(shí)地將文件對(duì)號(hào)入座，確保文件材料系統(tǒng)、規(guī)范、齊全、完整。這樣，為后續(xù)的檔案歸檔、立卷工作能夠順利完成提供有力的保證。

三、文書工作通過辦公自動(dòng)化在“文檔一體化”中發(fā)揮樞紐作用，影響和決定檔案信息化建設(shè)水平

文檔一體化是文書工作人員實(shí)現(xiàn)從公文撰寫、制發(fā)、收發(fā)、登記、傳閱到檔案歸檔管理的全過程辦公自動(dòng)化（OA）管理、無紙化辦公。“文檔一體化”是在協(xié)調(diào)、理順文書管理工作和檔案管理工作兩個(gè)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助管理的有利條件，合理調(diào)整歸檔文件的整個(gè)工作流程，利用OA管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、傳閱、督辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、最大限度的利用文書處理工作取得的成果，大大簡化了繁瑣的文件整理歸檔工作，避免了重復(fù)錄入和掃描等工作，從而達(dá)到文件處理簡單化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，最大限度的提高了工作效率和節(jié)約了開支，減輕了檔案人員的工作量，使檔案管理人員有更充足的時(shí)間進(jìn)行開發(fā)、利用檔案。文書的信息化工作能力和素質(zhì)，決定文檔電子化、一體化能否順利運(yùn)轉(zhuǎn)，在某種程度上決定了企業(yè)檔案管理信息化水平。

作者：韓敏華 單位：山東百年電力發(fā)展股份有限公司