一、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性和意義

（一）有助于提升企業(yè)形象

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)使得文化軟實(shí)力的競(jìng)爭(zhēng)影響力逐步上升，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)不再是資金投入量獨(dú)尊的時(shí)代，競(jìng)爭(zhēng)的焦點(diǎn)逐漸轉(zhuǎn)向企業(yè)綜合實(shí)力的比拼。越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始注重增強(qiáng)企業(yè)軟實(shí)力，爭(zhēng)創(chuàng)企業(yè)品牌文化，爭(zhēng)樹(shù)良好的企業(yè)形象，競(jìng)相釋放企業(yè)文化所具有的無(wú)限正能量，知識(shí)服務(wù)也隨之變成了業(yè)屆新寵。企業(yè)檔案忠實(shí)地記錄著企業(yè)發(fā)展的全過(guò)程，記載著企業(yè)生產(chǎn)、開(kāi)發(fā)及其他各項(xiàng)活動(dòng)的始末，印刻著企業(yè)前進(jìn)的每一縷痕跡，是企業(yè)發(fā)展過(guò)程最真實(shí)最深刻的寫(xiě)照，這也使它成為了企業(yè)對(duì)外進(jìn)行宣傳提升企業(yè)形象的最具說(shuō)服力的極佳素材。企業(yè)數(shù)字檔案館作為企業(yè)信息資源的集合體，既是讓外界了解企業(yè)的窗口，可以在第一時(shí)間有效的傳播企業(yè)信息，助力形象提升。同時(shí)也是開(kāi)展知識(shí)管理的平臺(tái)，尤其是面向企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)服務(wù)的基礎(chǔ)。

（二）有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

檔案資源是企業(yè)一筆寶貴的財(cái)富，如何管理這筆財(cái)富才能使其為企業(yè)效益的增加提供更多的有效服務(wù)是企業(yè)檔案工作長(zhǎng)久的努力方向。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案領(lǐng)域的計(jì)算機(jī)利用率逐漸增加，檔案管理現(xiàn)代化也隨之被提上日程。用科學(xué)、現(xiàn)代、有效的方法對(duì)檔案實(shí)施管理，并在一定的時(shí)間內(nèi)獲得最佳效益的手段稱(chēng)為檔案管理現(xiàn)代化。企業(yè)之所以要進(jìn)行所謂的現(xiàn)代化檔案管理，原因主要有：檔案壽命有限是檔案事業(yè)發(fā)展的一大威脅，如果能增加它們的壽命，使其為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮更多的熱量，那么企業(yè)將會(huì)很樂(lè)意去開(kāi)展這項(xiàng)工作；為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的深度開(kāi)發(fā)使其能更好地為企業(yè)決策、生產(chǎn)、研發(fā)等一系列活動(dòng)提供信息支持，從而促進(jìn)企業(yè)效益的增加；管理現(xiàn)代化在增加企業(yè)自身效益的同時(shí)為社會(huì)提供檔案信息資源，為信息社會(huì)的建設(shè)添磚加瓦。而且，在當(dāng)今社會(huì)時(shí)間就是效益，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)瞬息萬(wàn)變。檔案信息資源是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者做出決策、科研部門(mén)開(kāi)展研究、宣傳部門(mén)對(duì)社會(huì)做出宣傳的重要參考資料，檔案部門(mén)必須能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地提供檔案信息給各部門(mén)才能實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，滿足企業(yè)對(duì)它的要求。

（三）有助于促進(jìn)信息共享

每一個(gè)企業(yè)數(shù)字檔案館都是一個(gè)信息資源整合體，全社會(huì)眾多的企業(yè)數(shù)字檔案館通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以建成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的信息網(wǎng)，由于數(shù)字檔案館具有利用網(wǎng)絡(luò)化、開(kāi)放化的特點(diǎn)，如此一來(lái)，海量的企業(yè)信息資源便可輕松實(shí)現(xiàn)互聯(lián)共享。這對(duì)社會(huì)信息化發(fā)展以及知識(shí)經(jīng)濟(jì)繁榮的推動(dòng)作用是顯而易見(jiàn)的。但是，在這一過(guò)程中一定要注意檔案信息安全問(wèn)題和知識(shí)共享的中可能涉及的法律問(wèn)題。因?yàn)椋畔⒕哂袠O強(qiáng)共享性的同時(shí)企業(yè)信息是擁有明確的隸屬性的，甚至有些是涉及企業(yè)的商業(yè)機(jī)密的，一旦不經(jīng)許可而將其信息泄露將有可能給彼此帶來(lái)法律糾紛。同時(shí)，一般情況下，用戶(hù)只有進(jìn)行相應(yīng)的個(gè)人信息注冊(cè)才能進(jìn)入相應(yīng)的網(wǎng)站獲得知識(shí)共享的權(quán)限，這也容易造成用戶(hù)個(gè)人信息泄露等問(wèn)題的出現(xiàn)。

二、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)原則

企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)雖然是當(dāng)今檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢(shì)，但是目前并非每一家企業(yè)都適合或者有足夠的能力建設(shè)數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館的建設(shè)首先需要具備一定的條件。第一，企業(yè)要有一定的信息化基礎(chǔ)。第二，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層重視檔案工作。第三，企業(yè)擁有一定數(shù)量的檔案資源。當(dāng)然，每家企業(yè)都有其矛盾特殊性，但是筆者認(rèn)為企業(yè)只有基本具備了上述三項(xiàng)條件才適合開(kāi)展數(shù)字檔案館建設(shè)工作，同時(shí)在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中要遵循以下原則：

（一）以知識(shí)服務(wù)為動(dòng)力

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，知識(shí)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)中的地位越來(lái)越突出，企業(yè)的知識(shí)成為了與能源、資金、人力等并列的資源，并將成為企業(yè)的第一生產(chǎn)要素。因此，對(duì)知識(shí)進(jìn)行有效的管理使知識(shí)充分發(fā)揮作用是一個(gè)企業(yè)充滿競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。檔案作為企業(yè)發(fā)展歷程的忠實(shí)記錄者，印刻著企業(yè)發(fā)展的每一縷痕跡，是知識(shí)的承載者，因此，開(kāi)展知識(shí)服務(wù)傳承企業(yè)記憶是企業(yè)檔案最基本的使命。作為企業(yè)知識(shí)的集聚地，數(shù)字檔案館自然地成為開(kāi)展知識(shí)服務(wù)最重要的平臺(tái)，其建設(shè)工作過(guò)程中須始終以此為動(dòng)力，讓進(jìn)行知識(shí)管理開(kāi)展知識(shí)服務(wù)的理念貫穿在工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中。

（二）以統(tǒng)籌規(guī)劃為向?qū)?

建設(shè)周期長(zhǎng)，跨越部門(mén)多，牽涉范圍廣是數(shù)字檔案館建設(shè)的典型特點(diǎn)，要成功地完成一項(xiàng)如此復(fù)雜的系統(tǒng)工程，并非檔案管理部門(mén)憑一己之力就能夠做到的，必須以統(tǒng)籌規(guī)劃為向?qū)АＲ虼耍陂_(kāi)展具體的建設(shè)工作之前，須成立一個(gè)數(shù)字檔案館建設(shè)工作主管小組對(duì)工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，該主管小組一方面要負(fù)責(zé)制定本企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)和管理?xiàng)l例，為其提供制度支持和明確的目標(biāo)向?qū)В涣硪环矫嬖撔〗M要負(fù)責(zé)牽頭并協(xié)調(diào)各部門(mén)與檔案室以及各部門(mén)之間的關(guān)系。因此，主管小組應(yīng)由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層、檔案及其他各部門(mén)的負(fù)責(zé)人員共同參與組成，具備較強(qiáng)的組織能力和調(diào)動(dòng)能力，使數(shù)字檔案館建設(shè)全過(guò)程都處于一個(gè)可控的和諧的環(huán)境之中。

（三）以信息資源庫(kù)為基礎(chǔ)

數(shù)字檔案館建設(shè)的最終目的是“用”，用的前提是“管”，明確管理對(duì)象，確定要管什么能管什么建立檔案信息資源庫(kù)是開(kāi)展其他各項(xiàng)工作的前提。企業(yè)數(shù)字檔案館的管理對(duì)象是企業(yè)內(nèi)部檔案資源，這些資源的來(lái)源途徑主要有兩種：一是由傳統(tǒng)館藏檔案的數(shù)字化處理得來(lái)；二是在企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接以數(shù)字化形式接收的電子文件。有了明確的管理對(duì)象就要對(duì)其進(jìn)行收集處理建設(shè)檔案信息資源庫(kù)，具備豐富的數(shù)字化館藏是進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)最基礎(chǔ)和最關(guān)鍵的工作。具體來(lái)講包括對(duì)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化處理和對(duì)電子文件的接收。

（四）以信息系統(tǒng)為核心

企業(yè)數(shù)字檔案館并不是一個(gè)單一的檔案管理系統(tǒng)，它是由檔案信息、人員和檔案管理系統(tǒng)共同組成的一個(gè)集多種功能于一身的復(fù)合體，不過(guò)檔案管理系統(tǒng)在其中依舊占據(jù)著至關(guān)重要的位置。筆者認(rèn)為完整的檔案管理信息系統(tǒng)要支持檔案管理全過(guò)程的信息化處理需求，主要有檔案信息的收集、處理、存儲(chǔ)、利用、開(kāi)發(fā)等，為檔案管理帶來(lái)便捷的同時(shí)也要為利用者提供完善高效的服務(wù)。檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建方式主要有三種：第一種是與檔案信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司簽訂合同定制符合企業(yè)自身需求的信息系統(tǒng)；第二種是從開(kāi)發(fā)公司購(gòu)買(mǎi)成品直接使用；第三種是企業(yè)內(nèi)部自行開(kāi)發(fā)。綜合來(lái)看筆者較為傾向于采用第一種方式，但是采用此種方式的前提是要對(duì)企業(yè)整體情況進(jìn)行調(diào)研，全方位的確定建設(shè)需求，然后再有針對(duì)性地去進(jìn)行開(kāi)發(fā)。待檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)完成之后要以其為根據(jù)對(duì)本企業(yè)軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和完善，從而形成企業(yè)整體意義上具有互聯(lián)性和可操作性的數(shù)字檔案管理體系。

（五）以檔案人員為重點(diǎn)

檔案員是數(shù)字檔案館的直接建設(shè)者和管理者，其知識(shí)結(jié)構(gòu)直接影響著數(shù)字檔案館建設(shè)的成敗。現(xiàn)在眾多企業(yè)的檔案管理人員一般都不是檔案專(zhuān)業(yè)出身，多數(shù)是經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)培訓(xùn)后就直接上崗。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)也是有其客觀原因的，因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)的檔案管理模式下，檔案管理工作主要是以檔案實(shí)體為中心進(jìn)行的，檔案員只要具備基本的檔案知識(shí)和扎實(shí)的手工操作技能就完全可以勝任檔案管理工作，導(dǎo)致檔案員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，技術(shù)性差。要想轉(zhuǎn)變檔案員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，一方面可以依靠企業(yè)定期開(kāi)展實(shí)用業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)來(lái)實(shí)現(xiàn)，另一方面要依靠檔案工作人員發(fā)揮主觀能動(dòng)性積極主動(dòng)的去開(kāi)展學(xué)習(xí)，并逐漸地將所學(xué)內(nèi)容運(yùn)用到日常的工作中。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著信息社會(huì)的發(fā)展，建設(shè)數(shù)字檔案館以及對(duì)檔案信息資源進(jìn)行知識(shí)管理已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì),但是知識(shí)管理是一個(gè)過(guò)程，不可急于求成。另外，進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)要以企業(yè)自身的實(shí)際情況為基本依據(jù)，堅(jiān)持適合原則，做到具體問(wèn)題具體分析。

作者：萬(wàn)曉娟 張賀苗 李嵐 單位：河北省唐山市豐潤(rùn)區(qū)中建二局三公司檔案室