1網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代高職院校檔案管理中存在的不足

近幾年，隨著國(guó)家《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等一系列檔案管理法規(guī)的出臺(tái)，各學(xué)校的檔案管理法規(guī)及制度建設(shè)也取得了很大進(jìn)步，但從目前高校檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。各高職院校檔案管理信息化的管理制度基本沒(méi)有建立，檔案的電子化存在很大的盲目性；檔案管理工作實(shí)際仍是由過(guò)去的檔案管理部門(mén)及檔案管理人員負(fù)責(zé)，學(xué)校對(duì)此方面工作的關(guān)注度明顯不高；檔案管理工作的宏觀考慮不足，僅僅滿(mǎn)足于校內(nèi)使用者的需求，而忽略了校內(nèi)職能部門(mén)之外的離退休教職工、畢業(yè)學(xué)生及校外相關(guān)部門(mén)等群體的潛在需求。因此，檔案管理信息化僅僅實(shí)現(xiàn)了初級(jí)最低標(biāo)準(zhǔn)要求。另外，從檔案管理網(wǎng)絡(luò)來(lái)看，個(gè)別高職院校還沒(méi)有建立規(guī)范的部門(mén)立卷制度，沒(méi)有指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集歸檔，大多是第二年歸檔開(kāi)始時(shí)臨時(shí)安排人員搞突擊，出現(xiàn)問(wèn)題也沒(méi)辦法解決；從檔案材料保管利用來(lái)看，存在保管材料利用管理不嚴(yán)格，需要文件時(shí)亂翻亂抽，查閱檔案、借閱檔案登記不嚴(yán)格，有的長(zhǎng)期借用不歸還也沒(méi)有催要記錄，造成重要文件時(shí)有流失等現(xiàn)象，對(duì)特殊保護(hù)的檔案沒(méi)有建立具體的利用保護(hù)措施。

2網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代高職院校檔案管理工作快速發(fā)展的應(yīng)對(duì)措施

為適應(yīng)和滿(mǎn)足現(xiàn)代高等教育事業(yè)的需要，只有實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化，才能從根本上滿(mǎn)足學(xué)校、社會(huì)各方面對(duì)檔案工作的要求。針對(duì)上述現(xiàn)狀和存在的諸多問(wèn)題，推進(jìn)和加快高職院校檔案信息化建設(shè)刻不容緩。

2.1積極推進(jìn)高職院校檔案管理的信息化

檔案管理工作必須加快步伐，因勢(shì)利導(dǎo)，充分運(yùn)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理、檢索、利用的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。要結(jié)合實(shí)際，針對(duì)檔案管理工作中遇到的一系列問(wèn)題、難題，不斷研究新情況、解決新問(wèn)題、形成新認(rèn)識(shí)。要建立完善的檔案管理工作機(jī)制，進(jìn)行規(guī)范管理、集中管理，對(duì)檔案的收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等程序進(jìn)行嚴(yán)格管理，以制度建設(shè)促進(jìn)檔案管理工作水平的提升。特別要在檔案管理的信息化建設(shè)上建立健全相關(guān)的制度，為高職院校檔案工作的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2增加資金投入，加快高職院校檔案管理信息化建設(shè)速度

檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，這是實(shí)現(xiàn)高職院校檔案信息化的基本前提。首先，要從各高職院校的實(shí)際情況和經(jīng)濟(jì)能力出發(fā)，加強(qiáng)硬件建設(shè)，購(gòu)置適當(dāng)?shù)募夹g(shù)設(shè)備。其次，逐步建立和充實(shí)、完善檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案收集、整理、歸檔、利用的科學(xué)性與技術(shù)性都需要標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案管理作為支持。電子文件形成后，需要集中保管，并制訂一個(gè)實(shí)用性強(qiáng)、大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲(chǔ)、交換的格式標(biāo)準(zhǔn)，保證校園網(wǎng)、校際網(wǎng)、檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)之間檔案信息存儲(chǔ)、交換的順利進(jìn)行。通過(guò)開(kāi)發(fā)檔案管理的利用功能，不斷挖掘檔案信息資源，充分發(fā)揮其巨大作用，把檔案信息及時(shí)傳遞給教學(xué)科研人員，促進(jìn)教師教學(xué)質(zhì)量和科研水平的提高。同時(shí)，檔案編研是實(shí)現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的有效措施，通過(guò)編寫(xiě)的參考資料和檔案史料匯編，實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大化利用。

2.3逐步建立和完善檔案信息安全保障網(wǎng)絡(luò)

隨著信息化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全問(wèn)題日益突出。檔案信息不像公開(kāi)出版發(fā)行的報(bào)刊信息那樣可以在網(wǎng)上任意發(fā)布,它有一定的保密性。檔案管理的安全性是關(guān)系到國(guó)計(jì)民生的大事，某些高職院校檔案館珍藏了非常重要的科技、軍事、人事等檔案，對(duì)檔案的安全性要求更高。因此，要充分運(yùn)用現(xiàn)代的信息化手段，加強(qiáng)檔案的安全管理，不僅可以保證信息的安全，還可以做到信息的完整與長(zhǎng)久保存。

2.4加強(qiáng)對(duì)高職院校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升高職院校檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理需要一大批具有高素質(zhì)的復(fù)合型人才。為適應(yīng)信息化的需要，高職院校的檔案管理部門(mén)要培養(yǎng)既懂信息技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。可以采取多種方式加強(qiáng)對(duì)在職檔案人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的教育和培訓(xùn)，優(yōu)化他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高他們的業(yè)務(wù)水平。深化人事制度改革，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，通過(guò)人才培養(yǎng)和選拔不斷優(yōu)化檔案隊(duì)伍整體結(jié)構(gòu)，提高專(zhuān)業(yè)人員的綜合素質(zhì)，從而造就一支具有現(xiàn)代檔案信息管理知識(shí)、掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備及提供現(xiàn)代化服務(wù)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。

2.5加強(qiáng)對(duì)高職院校檔案管理者的素質(zhì)教育，提高檔案管理者的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水平

高職院校檔案管理者要注意加強(qiáng)檔案主體意識(shí)和獲取意識(shí)，加強(qiáng)檔案信息的保密意識(shí)、傳播意識(shí)和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)，提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備、獲取檔案信息技術(shù)和優(yōu)化檔案信息網(wǎng)絡(luò)的能力，不斷提高檔案信息的效益功能。高職院校檔案管理要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解放出來(lái)，把檔案管理工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)，使檔案管理信息化建設(shè)變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。高職院校教學(xué)、科研和教育管理是一種持續(xù)性、繼承性的動(dòng)態(tài)活動(dòng)，而檔案材料是這種活動(dòng)的依據(jù)和再現(xiàn)形式之一。為此，高職院校檔案需要實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，這樣既能擴(kuò)大檔案信息的數(shù)量，又能提高檔案信息的質(zhì)量，不斷提高檔案信息資源的利用率。

2.6轉(zhuǎn)變高職院校檔案管理模式，不斷更新檔案管理理念

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代促使當(dāng)代高職院校的檔案管理工作者必須不斷更新管理理念，促進(jìn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，主要包括由以實(shí)體管理為主向以人力資本管理為主轉(zhuǎn)變；由區(qū)域性管理向全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變；由信息管理向知識(shí)管理轉(zhuǎn)變。因此，高職院校檔案管理人員應(yīng)該樹(shù)立“大檔案、大市場(chǎng)、大服務(wù)”的觀念，促進(jìn)檔案管理人員改變觀念，提高自身素質(zhì)，變被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將檔案管理工作融入學(xué)校的發(fā)展計(jì)劃之中，使高職院校檔案管理工作緊跟高職院校改革與發(fā)展的步伐，積極探索高職院校檔案管理工作的特點(diǎn)和規(guī)律，不斷提高網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高職院校檔案管理的信息化水平，進(jìn)一步做好高校檔案管理工作。

作者：王立新 單位：白城醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)校