一、檔案管理在企業(yè)中的重要作用

良好的企業(yè)形象對(duì)現(xiàn)代企業(yè)的良好的發(fā)展有著非常重要的作用。在內(nèi)強(qiáng)素質(zhì),外樹(shù)形象中對(duì)企業(yè)的形象進(jìn)行富有感染力的設(shè)計(jì)和展示，如通過(guò)檔案前期的內(nèi)容我們可以進(jìn)行現(xiàn)在階段的宣傳等。其目的是塑造本企業(yè)的鮮明形象，擴(kuò)大企業(yè)的綜合影響力，提高企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的經(jīng)濟(jì)地位和社會(huì)地位。這些內(nèi)容在聲像檔案、電子檔案、辦公室檔案資料中,都有生動(dòng)的體現(xiàn)（四）檔案工作促進(jìn)企業(yè)人力資源工作的展開(kāi)公司的檔案對(duì)公司和員工雙方都有著非常重要的意義。

對(duì)公司，通過(guò)已有的檔案可以迅速的了解員工的過(guò)去的工作的具體情況和狀態(tài)，通過(guò)過(guò)去的記錄可以更好的選出適合發(fā)展的人才，節(jié)省了人力、物力、財(cái)力。根據(jù)員工的具體情況可以為職工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃，同時(shí)可以和企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)相契合，可以更好的將員工納入公司的發(fā)展中來(lái)，創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好的工作氛圍，促進(jìn)員工才能得到更大的發(fā)揮。對(duì)于員工來(lái)說(shuō)，從檔案的記錄起就可以反映從小到大的各種學(xué)習(xí)、工作情況，企業(yè)可以根據(jù)這些學(xué)習(xí)、工作的具體情況將員工安排到更加適合的崗位，并且對(duì)公司的晉升、培訓(xùn)都可以更好的為員工服務(wù)，更好的促使員工做好員工的規(guī)劃。針對(duì)公司長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，公司通過(guò)對(duì)檔案的管理，揚(yáng)長(zhǎng)避短更好的將員工的最大的才能發(fā)揮出來(lái)，促進(jìn)公司的發(fā)展。

二、檔案管理當(dāng)前存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)的檔案信息記錄不真實(shí)

在記錄企業(yè)檔案的時(shí)候由于工作人員的疏忽，記錄的檔案缺乏一個(gè)有效的真實(shí)性，這就對(duì)企業(yè)內(nèi)部人力資源的合理的配置，企業(yè)發(fā)展的規(guī)劃缺乏一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，在進(jìn)行企業(yè)文化宣傳時(shí)也不符合企業(yè)真實(shí)的情況為企業(yè)人力資源的整合帶來(lái)了很大的困難。

（二）檔案的整理的不規(guī)范

信息漏失或者存放檔案的地方不安全導(dǎo)致信息的丟失，這些原因都會(huì)降低企業(yè)在文化的宣傳、企業(yè)規(guī)劃的辦事的效率，另外還有可能出現(xiàn)張冠李戴情況的出現(xiàn)，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)更大的失誤。

（三）檔案資料的內(nèi)容相同

檔案管理是公司內(nèi)部人員各種情況的真實(shí)反映，因此要針對(duì)每個(gè)人的具體特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行資料的整理、歸檔。如果檔案的記錄不是因?yàn)閭€(gè)人的具體特點(diǎn)來(lái)記錄的，那么在今后的工作的調(diào)度中就很難選出適合晉升的人選，既不利于公司選用人才，個(gè)人的特殊才能也得不到有效的發(fā)揮。

三、怎樣提升檔案對(duì)企業(yè)的服務(wù)水平

（一）作為檔案的管理人員我們必須提高自己是職業(yè)的道德，不可偷懶

而且作為檔案的管理人員我們要講究工作的細(xì)致和認(rèn)真，寧可花費(fèi)時(shí)間也要把正確的信息記錄到企業(yè)的檔案，作為電力企業(yè)的人員，要求記錄的數(shù)據(jù)是非常嚴(yán)謹(jǐn)，我們不能出現(xiàn)一丁點(diǎn)的疏忽，否則后果是不堪設(shè)想的。

（二）作為電力企業(yè)的檔案管理人員

我們不能只是懂得自己業(yè)務(wù)的事情，還要在平時(shí)中加強(qiáng)學(xué)習(xí)提高綜合能力水平，逐步健全知識(shí)結(jié)構(gòu)更加準(zhǔn)確、科學(xué)記錄每一個(gè)細(xì)節(jié)。提高自己的業(yè)務(wù)水平，學(xué)習(xí)當(dāng)前實(shí)用并且適合電力企業(yè)的檔案管理知識(shí)，豐富檔案管理的理論更好地對(duì)企業(yè)進(jìn)行管理。人員還要掌握先進(jìn)的管理軟件，單純的手工已經(jīng)跟不上時(shí)代的發(fā)展潮流和速度，所以加強(qiáng)電子檔案并且進(jìn)行定期的更新就需要我們加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件的學(xué)習(xí)，按照檔案管理分類(lèi)目錄，對(duì)照保管年限，對(duì)企業(yè)科技檔案、文書(shū)、音像、圖片進(jìn)行系統(tǒng)分析，歸類(lèi)存檔，積極做好與檔案管理相關(guān)的文字綜合工作。

（三）通過(guò)知識(shí)管理促進(jìn)企業(yè)的檔案管理

在進(jìn)行企業(yè)檔案管理時(shí)，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)有些企業(yè)的資料是顯性的，但有些是隱性的，所以為了保護(hù)企業(yè)的資源的不外漏，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部知識(shí)的管理也是非常重要的，這樣既可以保護(hù)了企業(yè)內(nèi)部的資源又可以使企業(yè)的信息得到良好的傳達(dá)，尤其是針對(duì)我們企業(yè)，電力企業(yè)的一些數(shù)據(jù)是保密的。在管理人員進(jìn)行歸檔的時(shí)候，此時(shí)通過(guò)一定的業(yè)務(wù)知識(shí)、訣竅和經(jīng)驗(yàn)就可以將企業(yè)內(nèi)部的顯性知識(shí)進(jìn)行加工歸納轉(zhuǎn)化為企業(yè)的隱性知識(shí)，并且將知識(shí)轉(zhuǎn)化為企業(yè)獨(dú)具的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，這樣企業(yè)才可以保住信息確保自身優(yōu)勢(shì)。檔案管理人員要盡快更新老化的知識(shí)結(jié)構(gòu),掌握現(xiàn)代信息處理技術(shù)，并且進(jìn)行不拘一格的全面的規(guī)劃和整理，積極主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源,使科研管理成果及時(shí)轉(zhuǎn)化并得到應(yīng)用,推動(dòng)知識(shí)管理。

（四）適應(yīng)發(fā)展潮流、建設(shè)數(shù)字檔案館

為了提高檔案管理的效率和質(zhì)量，我們要適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的潮流，通過(guò)建立發(fā)展數(shù)字檔案館促進(jìn)檔案管理的發(fā)展，這種方式將改變以往的檔案信息存儲(chǔ)、管理和使用方式,其本質(zhì)上是一種面向用戶的基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字資源體系。數(shù)字檔案館通過(guò)對(duì)其所擁有的包括檔案信息、知識(shí)要素在內(nèi)的資源進(jìn)行組織和開(kāi)發(fā)。實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)造、知識(shí)擴(kuò)散和知識(shí)增值的過(guò)程。從知識(shí)的應(yīng)用過(guò)程來(lái)看,實(shí)現(xiàn)知識(shí)的創(chuàng)新必須進(jìn)行知識(shí)需求認(rèn)定、知識(shí)獲取、知識(shí)組織與轉(zhuǎn)化、知識(shí)的傳遞與應(yīng)用。因此,數(shù)字檔案館是顯性知識(shí)管理的平臺(tái),借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境,可以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和有效利用。建設(shè)數(shù)字檔案館是知識(shí)經(jīng)濟(jì)對(duì)檔案館服務(wù)提出的要求,是基于檔案館實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的平臺(tái),也是推進(jìn)檔案管理的重要手段。因此,我們要大力建設(shè)數(shù)字檔案館,作為企業(yè)知識(shí)積累、管理的中心,以保證企業(yè)知識(shí)的長(zhǎng)期積累,滿足企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展對(duì)知識(shí)更迫切、更復(fù)雜的需要。

四、結(jié)語(yǔ)

總言之，隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的迅速的推進(jìn)，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)力已經(jīng)無(wú)處不在，不只是在經(jīng)營(yíng)管理等方面，加強(qiáng)企業(yè)的文化也是非常重要的，而檔案是企業(yè)文化的重要的依托，所以充分發(fā)揮檔案的作用有利于提升企業(yè)的凝聚力和向心力。為了更好的發(fā)揮檔案對(duì)企業(yè)的服務(wù)作用，我們要提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平。并且定期地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保檔案內(nèi)容的完整，提高檔案管理的水平和質(zhì)量，更好的為企業(yè)服務(wù)。

作者：余譚英 單位：茂名市同創(chuàng)人力資源有限公司